河北省总工会2023年度档案整理与数字化服务项目“货比三家”公告
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| 项目名称 | 省份 | ||
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业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
一、项目概况
（一）项目名称：河北省总工会2023年度档案整理与数字化服务项目。
（二）项目内容：本项目所指年度档案整理包括文书档案、实物档案、音像档案的整理工作；数字化服务为非涉密永久及30年档案。
（三）项目预算：4.98万元。
二、响应单位的资质要求
（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的资格条件；
（二）必须具有国内独立法人资格，具有市场监管部门核发的有效营业执照，业务范围含有档案整理服务、数据处理服务、数字化技术服务、档案数字化加工等相关项目；
（三）未被“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn)列入失信被执行人名单；
（四）具有省级以上保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》；
（五）中标单位不得有违法、违约行为及安全事故、泄密事故等不良记录。
三、采购清单及有关要求
（一）参考以往年度省总机关文书、实物、照片档案数量，本次采购清单预估数量如下：
（二）有关要求：
1.质量要求：
投标方需按照档案工作有关国家标准、行业标准及《河北省总工会文件材料归档范围和档案保管期限表》，完成省总工会2023年度档案核对、整理、查漏补缺、编页、盖章、条目注录、数字化扫描、完成档案OCR、档案装订、装盒等相关工作。
（1）档案整理工作主要流程为：与移交档案部门进行档案清点核对→对移交的档案逐事逐项按规范整理→对缺少的文件材料，通知机关各部门档案人员收集移交→划分保管期限→修整材料，去除易锈蚀的金属物等→排列文件材料→编写页号→加盖归档章→条目著录→数字化扫描→图像处理→数据质检→档案OCR→装订文件材料→打印填写备考表→装盒→填写档案盒信息→按部门排序依次摆放上架→制作完成纸质档案目录等。
（2）档案整理服务质量应满足以下标准的要求:
GB/T9705 文书档案案卷格式；
GB/T11821 照片档案管理规范；
GB/T17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理；
DA/T13 档号编制规则；
DA/T19 档案主题标引规则；
DA/T22 归档文件整理规则；
DA/T38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范。
（3）档案数字化服务质量应满足以下标准的要求:
DA/T31 纸质档案数字化规范；
DA/T77 纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范。
2.投标方人员管理要求：
（1）投标方应实行有效的人力资源管理,建立胜任客户要求的员工队伍，应保证本项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性；
（2）本项目负责人具备省级以上档案部门分颁发的《岗位培训证》，并具有一定管理和工作经验；其他参与人员具有档案或相关专业大学本科以上学历,或档案中级以上专业技术职称；
（3）参与本项目的员工进行过不少于5天的岗前培训,培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。应组织员工参加由档案行政管理部门、保密行政管理部门举办的相关法规或档案培训。
（4）鉴于本项目中某些档案的保密性或特殊性,应对参与本项目的员工(尤其是可能接触到档案内容或数据的员工)进行必要的背景调查和犯罪记录调查,避免某些不适宜的员工接触档案内容。背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行。
3.安全要求：
（1）甲方依据《中华人民共和国保密法》、《档案服务外包工作规范 第1部分:总则》（DA/T68.1—2020）、《档案服务外包工作规范 第2部分:档案数字化服务》（DA/T68.2—2020），与乙方签订项目合同及保密协议；
（2）未经甲方书面授权,乙方不得将本项目服务内容转包给第三方公司。如发现乙方有擅自转包行为,甲方有权解除合同,并要求乙方承担违约责任；
（3）乙方应按照本条（1）中所列法律、工作规范对参与项目的所有人员进行保密安全教育、工作规范培训，签订保密协议，坚决杜绝发生档案失泄密事件及违规操作。项目实施过程中，参与项目的工作人员如发生违法违规行为，甲方将依法或依合同追究相应的责任。
四、评定办法
从项目总报价、近3年工作业绩（2021年4月30日至2024年4月30日）、服务保障措施（团队人员配备、履约能力、档案整理及数字化质量控制措施、安全保密措施、售后服务）等方面进行综合比选，综合得分第一名的确定为项目服务单位并签定服务合同。
五、响应文件组成
（一）资格审查材料：
1.单位营业执照复印件；
2.法定代表人身份证明书（格式见附件1）；
3.法人授权委托书（法定代表人本人参与不提供，格式见附件2）；
4.省级以上保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》；
5.其他符合本公告第二条“响应单位的资质要求”的证明材料、投标及履约承诺函（格式见附件3）；
6.本项目负责人省级以上档案部门颁发的《岗位培训证》；
7.参与本项目的所有人员进行保密安全教育、工作规范培训的证明材料；
8.投标方近半年来为参与本项目的所有人员缴纳社会保险明细。
以上证明材料不全的，不得参与本项目比选。
（二）项目报价：
1.按本项目预估采购清单列出总报价及各门类档案所需明细报价；
2.对相关工作项目及操作内容、单价列出明细报价。
（三）公司近3年来工作业绩（2021年4月30日至2024年4月30日）：主要出具与党政机关、群团组织签订的项目合同资料复印件，合同页需逐页加盖公章。
（四）服务保证措施（团队人员配备、履约能力、档案整理及数字化质量控制措施、安全保密措施、售后服务）。
以上响应文件组成材料均需加盖公章。
六、报价、合同、付款方式
（一）报价：总报价最高限价4.98万元，超过限价的为无效响应文件。
（二）合同：合同签订期限为一年，项目实施过程中，甲方将对乙方的服务质量进行监督检查。项目驻场服务结束后，甲方在日常工作中随机检查乙方所负责的档案整理及数字化质量。乙方在合同期满时，提交服务周期内全部资料并汇编成册，服务周期内未发生失泄密事件及档案安全事故，服务情况优秀，经甲方随机检查的档案达到本公告第三条“采购清单及有关要求”所列标准要求，经甲方评审合格后，服务期顺延一次，否则，合同不再顺延。
（三）付款方式：双方签订合同后15个工作日内，支付合同款的30%。项目全部完成后（2024年底前），以各门类档案整理及数字化实际数量为准，超出或不足本采购清单部分，按乙方所报相关工作项目、操作内容、单价进行据实核算，对总报价进行增加或扣除，双方核查无误后，支付至实际项目总款的70%。合同一年期满，甲方所检查的档案全部达到“采购清单及有关要求”所列标准要求，且未发生失泄密事件及档案安全事故，按照实际项目总款，支付完剩余的30%。
乙方应向甲方提供相应金额的、符合国家规定和合同要求的发票。
七、报名及文件递交
（一）报名时间：2024年5月7日—5月11日 工作日9:00—11:00，14:30—17:00；
（二）投标文件递交时间及地点：投标人应于2024年5月13日上午9:30前将投标文件一式三份（一份正本，两份副本）密封送交到石家庄市红旗大街309号，逾期送达或未按照招标文件要求密封的投标文件，将予以拒收。已所递交的文件不再退还。
联系人：魏女士，电话：0311-67569069，15081168266，仅接受电话报名。
河北省总工会办公室
2024年5月7日
（一）项目名称：河北省总工会2023年度档案整理与数字化服务项目。
（二）项目内容：本项目所指年度档案整理包括文书档案、实物档案、音像档案的整理工作；数字化服务为非涉密永久及30年档案。
（三）项目预算：4.98万元。
二、响应单位的资质要求
（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的资格条件；
（二）必须具有国内独立法人资格，具有市场监管部门核发的有效营业执照，业务范围含有档案整理服务、数据处理服务、数字化技术服务、档案数字化加工等相关项目；
（三）未被“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn)列入失信被执行人名单；
（四）具有省级以上保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》；
（五）中标单位不得有违法、违约行为及安全事故、泄密事故等不良记录。
三、采购清单及有关要求
（一）参考以往年度省总机关文书、实物、照片档案数量，本次采购清单预估数量如下：
（二）有关要求：
1.质量要求：
投标方需按照档案工作有关国家标准、行业标准及《河北省总工会文件材料归档范围和档案保管期限表》，完成省总工会2023年度档案核对、整理、查漏补缺、编页、盖章、条目注录、数字化扫描、完成档案OCR、档案装订、装盒等相关工作。
（1）档案整理工作主要流程为：与移交档案部门进行档案清点核对→对移交的档案逐事逐项按规范整理→对缺少的文件材料，通知机关各部门档案人员收集移交→划分保管期限→修整材料，去除易锈蚀的金属物等→排列文件材料→编写页号→加盖归档章→条目著录→数字化扫描→图像处理→数据质检→档案OCR→装订文件材料→打印填写备考表→装盒→填写档案盒信息→按部门排序依次摆放上架→制作完成纸质档案目录等。
（2）档案整理服务质量应满足以下标准的要求:
GB/T9705 文书档案案卷格式；
GB/T11821 照片档案管理规范；
GB/T17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理；
DA/T13 档号编制规则；
DA/T19 档案主题标引规则；
DA/T22 归档文件整理规则；
DA/T38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范。
（3）档案数字化服务质量应满足以下标准的要求:
DA/T31 纸质档案数字化规范；
DA/T77 纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范。
2.投标方人员管理要求：
（1）投标方应实行有效的人力资源管理,建立胜任客户要求的员工队伍，应保证本项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性；
（2）本项目负责人具备省级以上档案部门分颁发的《岗位培训证》，并具有一定管理和工作经验；其他参与人员具有档案或相关专业大学本科以上学历,或档案中级以上专业技术职称；
（3）参与本项目的员工进行过不少于5天的岗前培训,培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。应组织员工参加由档案行政管理部门、保密行政管理部门举办的相关法规或档案培训。
（4）鉴于本项目中某些档案的保密性或特殊性,应对参与本项目的员工(尤其是可能接触到档案内容或数据的员工)进行必要的背景调查和犯罪记录调查,避免某些不适宜的员工接触档案内容。背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行。
3.安全要求：
（1）甲方依据《中华人民共和国保密法》、《档案服务外包工作规范 第1部分:总则》（DA/T68.1—2020）、《档案服务外包工作规范 第2部分:档案数字化服务》（DA/T68.2—2020），与乙方签订项目合同及保密协议；
（2）未经甲方书面授权,乙方不得将本项目服务内容转包给第三方公司。如发现乙方有擅自转包行为,甲方有权解除合同,并要求乙方承担违约责任；
（3）乙方应按照本条（1）中所列法律、工作规范对参与项目的所有人员进行保密安全教育、工作规范培训，签订保密协议，坚决杜绝发生档案失泄密事件及违规操作。项目实施过程中，参与项目的工作人员如发生违法违规行为，甲方将依法或依合同追究相应的责任。
四、评定办法
从项目总报价、近3年工作业绩（2021年4月30日至2024年4月30日）、服务保障措施（团队人员配备、履约能力、档案整理及数字化质量控制措施、安全保密措施、售后服务）等方面进行综合比选，综合得分第一名的确定为项目服务单位并签定服务合同。
五、响应文件组成
（一）资格审查材料：
1.单位营业执照复印件；
2.法定代表人身份证明书（格式见附件1）；
3.法人授权委托书（法定代表人本人参与不提供，格式见附件2）；
4.省级以上保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》；
5.其他符合本公告第二条“响应单位的资质要求”的证明材料、投标及履约承诺函（格式见附件3）；
6.本项目负责人省级以上档案部门颁发的《岗位培训证》；
7.参与本项目的所有人员进行保密安全教育、工作规范培训的证明材料；
8.投标方近半年来为参与本项目的所有人员缴纳社会保险明细。
以上证明材料不全的，不得参与本项目比选。
（二）项目报价：
1.按本项目预估采购清单列出总报价及各门类档案所需明细报价；
2.对相关工作项目及操作内容、单价列出明细报价。
（三）公司近3年来工作业绩（2021年4月30日至2024年4月30日）：主要出具与党政机关、群团组织签订的项目合同资料复印件，合同页需逐页加盖公章。
（四）服务保证措施（团队人员配备、履约能力、档案整理及数字化质量控制措施、安全保密措施、售后服务）。
以上响应文件组成材料均需加盖公章。
六、报价、合同、付款方式
（一）报价：总报价最高限价4.98万元，超过限价的为无效响应文件。
（二）合同：合同签订期限为一年，项目实施过程中，甲方将对乙方的服务质量进行监督检查。项目驻场服务结束后，甲方在日常工作中随机检查乙方所负责的档案整理及数字化质量。乙方在合同期满时，提交服务周期内全部资料并汇编成册，服务周期内未发生失泄密事件及档案安全事故，服务情况优秀，经甲方随机检查的档案达到本公告第三条“采购清单及有关要求”所列标准要求，经甲方评审合格后，服务期顺延一次，否则，合同不再顺延。
（三）付款方式：双方签订合同后15个工作日内，支付合同款的30%。项目全部完成后（2024年底前），以各门类档案整理及数字化实际数量为准，超出或不足本采购清单部分，按乙方所报相关工作项目、操作内容、单价进行据实核算，对总报价进行增加或扣除，双方核查无误后，支付至实际项目总款的70%。合同一年期满，甲方所检查的档案全部达到“采购清单及有关要求”所列标准要求，且未发生失泄密事件及档案安全事故，按照实际项目总款，支付完剩余的30%。
乙方应向甲方提供相应金额的、符合国家规定和合同要求的发票。
七、报名及文件递交
（一）报名时间：2024年5月7日—5月11日 工作日9:00—11:00，14:30—17:00；
（二）投标文件递交时间及地点：投标人应于2024年5月13日上午9:30前将投标文件一式三份（一份正本，两份副本）密封送交到石家庄市红旗大街309号，逾期送达或未按照招标文件要求密封的投标文件，将予以拒收。已所递交的文件不再退还。
联系人：魏女士，电话：0311-67569069，15081168266，仅接受电话报名。
河北省总工会办公室
2024年5月7日
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