双环公司人事档案整理及数字化加工比选项目比选文件
微信分享
关注项目
标讯收藏
| 项目名称 | 省份 | ||
| 业主单位 |
认领
立即查看
|
业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
双环公司人事档案整理及数字化加工比选项目
比选文件
项目编号：hbsh-dj--20230128-01
需 求 方：湖北双环科技股份有限公司
日 期：2023-1-28
目录
第一章 比选公告
第二章比选须知
第三章 项目要求 7
第四章 响应文件格式
双环公司就“人事档案整理及数字化加工”项目进行比选采购，现邀请合格的供应商前来洽谈。
1、比选文件的获取方式：
招采平台http://zb.hbyihua.cn/invitelist.aspx下载。
2、比选文件发放时间：2023年1月28日
3、比选响应文件递交截止时间：2023年1月31日15时00分。
4、比选响应文件送达地点：供应商应在比选响应文件递交截止时间前，将比选响应文件递交到双环公司招标办，或按时间要求发送到需求方指定邮箱shgszbb2021@163.com。逾期送达或发送比选响应文件的，需求方不予受理。比选响应文件递交截止时间是否有变化，请关注本次比选过程中发布的更正公告或澄清修改文件中的相关信息。
5、比选时间：2023年1月31日15时00分
6、比选地点：双环公司招标办开标室（湖北省应城市东马坊湖北双环科技股份有限公司办公楼1楼）。不需到现场进行比选的，请按照需求方要求保持通讯畅通，否则视为无效响应。
7、项目咨询联系方式
招标办联系人及联系方式（手机）:张德斌 15072571968
本项目咨询电话（座机）: 0712-3591020
8、投诉电话及邮箱
投诉电话及邮箱：0717-8868308 15171780568 yhzbwg@163.com（不是提交响应文件的邮箱，若因此未及时正确响应，一切后果自行承担）
湖北双环科技股份有限公司
2023年1月28日
第二章 比选须知
请在方框□内划√选择；不满足此表要求的响应无效。
序号 | 条款名称 | 编列内容规定 |
1 | 供应商参与资格条件 | 1、未被列入需求方黑名单目录。 2、国家企业信息公示系统（www.gsxt.gov.cn）未被列入严重违法失信企业名单（黑名单）信息。 3、通过“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）等渠道查询的主体信用记录，未被列入失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单。 4、本项目其他资格条件： 4.1、应具有中华人民共和国独立法人资格，具备独立承担民事责任和履行合同的企业法人（提供有效营业执照彩色扫描件加盖公章）； 4.2、具有档案及数字化加工能力，并提供2020年1月至比选截止日之前（以合同签订时间为准），相似的项目业绩合同（合同数量不少于5份，提供合同协议书彩色扫描件加盖公章）。 |
2 | 联合体比选 | ☑不接受 □接受 |
最高限价 | 本项目最高限价：人民币。（如果有的话） 注：凡报价超过最高限价的响应文件无效。 | |
3 | 备选方案 | ☑不接受□接受 |
4 | 样品提供的规定 | ☑不要求提供□要求提供 提交的时间及地点：/ |
5 | 保证金 | 1、保证金：3000（元） 2、保证金交款账号及开户行信息： 开户名称：湖北双环科技股份有限公司 开户行：建行应城化工支行 开户行账号：42001688808050000380 3、与双环公司有往来供应商可出具同意从往来中冻结保证金金额的承诺函 |
6 | 比选有效期 | 90日（日历天） |
7 | 响应文件份数 | 正本：壹份； 副本：壹份； 其他：电子文件壹份（U盘） |
8 | 需求方认为应该补充的其他内容：如果同一内容在响应文件多处出现且响应意思表达不尽一致的，则按照更有利于需方的意思表达进入合同内容。 | |
2、响应文件编制基本要求
2.1供应商应按照比选文件的要求编制响应文件，具体按第四章“比选响应文件格式”进行编写，如有必要，可以增加附页，作为比选响应文件的组成部分。供应商应对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。
2.2供应商提交的响应文件以及供应商与需求方就有关比选的所有来往函电均应使用简体中文。供应商提交的支持文件和印刷的文献可以使用别的语言，但其相应内容必须附有中文翻译文本，在解释响应文件时以翻译文本为主。
2.3除技术性能另有规定外，响应文件所使用的度量衡单位，均须采用国家法定计量单位；报价计量单位均以人民币计。
2.4“报价表”不允许涂抹、修改，表中相应内容报价必须计算正确。《报价表》内容与响应文件中的其他相关内容若不一致以《报价表》为准。
2.5对于本文件中未列明，而供应商认为必需的费用也需列入总报价。在合同实施时，需求方将不予认可成交供应商自认为没有列入的其他费用，并认为此项目涉及的相关费用均已包括在总报价中。
2.6响应文件不得行间插字、涂改或增删。如有修改错漏处，必须由响应文件签署人签字或盖章。
2.7如因供应商只填写和提供了本响应文件要求的部分内容和附件，而给评审造成困难，其可能导致的结果和责任由供应商自行承担。评审中，响应文件正本和副本不符的，以正本为准。
2.8比选响应文件内容均应加盖单位公章，否则响应无效。
3、响应文件不得采用活页装订，应采用胶装方式装订。供应商应将响应文件正本、副本及电子响应文件（U盘）密封，并加盖单位公章。如果未按要求密封和标记，需求方不予受理。不论供应商成交与否，响应文件均不退回。
4、供应商在提交响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知需求方。
4.1补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。
4.2任何要求对比选文件有异议的供应商，均应在提交首次响应文件截止时间2日前以书面形式向需求方提交比选异议。
5、在提交首次响应文件截止时间至少3日前，需求方可以对已发出的比选文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容将在发布本比选文件的网站上予以公布。
5.1不足3日的，将顺延提交首次响应文件截止时间。比选文件、修改通知、澄清内容相互矛盾时，以最后发出的文件为准。
5.2供应商应注意及时查收需求方发布的澄清和修改通知，因供应商原因未及时获知澄清、修改内容而导致的任何后果将由供应商自行承担。
6、比选保证金
6.1 本项目比选保证金收取详见供应商须知前附表，比选保证金应在比选有效期内有效。
6.2保证金应以需求方认可的方式缴纳至要求的账号内，其中以转账或电汇方式缴纳的应通过供应商的银行基本账户汇出。
6.3递交比选响应文件时，供应商应在比选响应文件中附比选保证金缴纳凭证。有下列情形之一的，比选保证金将不予退还：
（1）供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的；
（2）供应商在提交响应文件中提供虚假材料的；
（3）除不可抗力或比选文件认可的情形外，成交供应商不与需求方签订合同的；
（4）供应商存在串通响应或视为串通响应情况的；
（5）比选文件规定的其他情形。
7、递交比选响应文件或参加比选评审会的供应商，应携带有效身份证明文件（加盖公章的法定代表人身份证明或法人授权委托书）和第二代身份证原件。实际参加比选代表与法人授权书中代表不一致的，比选评审小组有权取消该供应商的比选资格。
8、对于按照需求方要求通过邮件提交响应文件的，响应文件及二次报价必须设置有效电子密码，对于未设置有效电子密码而产生信息被泄漏异议的，响应供应商必须书面提供有效证据证明，否则需求方有权不予受理和不承担任何责任。
9、评审小组根据符合项目需求、质量和服务相等且报价较低的原则推选成交供应商，编写评审报告，经管理性评审并确定成交供应商后，发布成交公告。
10、成交供应商在收到成交通知信息后，30天内与需求方签订合同。
10.1拒绝签订合同的成交供应商不得参加本项目重新开展的比选活动，性质恶劣的在6个月内不得参与本公司任何招采活动或纳入公司黑名单。
10.2签订合同后，成交供应商不得将相关服务进行转包，除本比选文件认可的分包情形外，也不得采用分包的形式履行合同，否则需求方有权终止合同。转包或分包造成需求方损失的，成交供应商应承担违约和赔偿责任。
一、资格要求
见供应商须知前附表。
二、项目内容
序号 | 项目名称 | 数量（单位） | 技术规格、参数及要求 | 报价（元） |
1 | 双环公司人事档案整理及数字化加工服务 | 1(项) | 详见采购文件 |
三、商务及报价要求
税率 | 开具含6%增值税票，一票制。 |
交货地点 | 湖北省应城市东马坊 湖北双环科技股份有限公司 |
结算方式 | 本项目无预付款，完成数量50%后结算一次，按当期实际完成整理档案数量结算，全部完成后进行尾款结算。 |
合同履行期限 | 自合同签订后10个月 |
如对技术参数、商务条款、发票、交货期等存在有异议请在“商务偏离明确注明” | |
四、本项目技术要求
（一）项目概述
目前，双环公司人力资源承担的公司人事档案已近3470份，本次加工数量约3470份。为了进一步提高人事档案管理服务工作水平，减少由于档案频繁转递造成的安全风险，达到档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标，对人事档案实行数字化管理服务，为企业及员工提供安全、便捷、高效的档案管理和相关服务。
响应人须按照国家、行业的最新规范、标准及发包方的项目要求，整理现有人事档案材料，并完成人事档案数字化制作,整理规范、电子数据必须满足人社部信息化建设、人事档案数字化技术规范的最新要求。
（二）比选项目内容
人事档案整理及数字化加工工作，将通过委托加工的形式进行业务外包，包括但不限于以下主要工作内容：按《孝感市国有企业退休人员人事档案规范化整理、数字化和移交接收指导手册》，参照《干部人事档案工作条例》，《干部人事档案数字化技术规范》进行加工整理。按照人事档案工作的规范要求，正确地完成每卷人事档案的材料鉴别、材料分类、材料排序与编目、目录打印、材料装订、档案标识打印与粘贴等人事档案整理工作；人事档案信息数据的采集（人事档案数字化人员建库）、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据备份、安全管理、数据导入导出等数字化加工工作，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本。
承包方在正确履行服务合同后，发包方将以实际加工完成的人事档案卷数进行合同结算，响应人在比选文件中所报综合单价作为本次服务采购最终结算依据，按照实际整理加工完成的人事档案卷数量乘以综合单价算出项目结算价。
档案类型 | 内容 | 卷 数 | 本次加工数量 | 每卷页数 | 总页数 |
档案分类 | 人事档案 | 3470卷左右 | 3470卷左右 | 不固定 | 不固定 |
整理 | 人事档案 | 3470卷左右 | 3470卷左右 | 不固定 | 不固定 |
数字化 | 人事档案 | 3470卷左右 | 3470卷左右 | 不固定 | 不固定 |
承包方应建立适应人事档案整理及数字化加工工作需要的组织机构，确保人事档案整理及数字化加工工作顺利开展和按期完成。承包方应配备不少于 10人的服务团队，其中具有数据处理能力的技术人员1名以上。合同期内，以上技术人员原则上不得更换，特殊原因需要更换时应征得发包方同意且新接替技术人员的资历得到发包方认可后方可更换；同时发包方也有对工作能力差、工作不力、不适合该技术岗位的人员提出更换的权利，承包方必须无条件接受并在5个工作日内安排新人员上岗。
（四）服务方式要求
1、由承包方指派人员、自带整理加工所需的材料、设备、桌椅及硬件设备、软件设备、文件暂存储服务器到发包方指定的工作场所（应城市档案馆）进行人事档案整理及数字化加工服务。发包方提供工作场所给承包方（包括现场监控安装和存储设备配备），承包方负责场地布置工作。
2、项目过程中，承包方应按发包方要求派遣人员提供驻点服务。
（五）工作周期要求
承包方必须在签订合同后7个工作日内将相关设备与人员配备到位开始提供服务。承包方应自合同签订之日起至2023年11月底完成本次比选项目任务。承包方应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保比选项目保质保量按期完成，并保证不影响档案的正常利用工作。
（六）技术要求
6.1总则
严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有人事档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。
6.2人事档案整理、数字化加工要求
1、人事档案整理、数字化加工工作必须严格按照《孝感市国有企业退休人员人事档案规范化整理、数字化和移交接收指导手册》进行。
2.扫描的各类影像及数据格式必须与档案管理信息化平台兼容。
3.承包方做好档案数字化成果的数据备份工作，在项目完成后，用移动硬盘提交1套完整的数据成果给发包方。
6.4应遵守标准规范
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
《干部人事档案数字化技术规范》
《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）
1、GB/T 22239-2008 信息系统安全等级保护基本要求
2、DB11/T 494.1～11-2007 人才服务规范
3、DB11/T 765.1～4-2010 档案数字化规范
4、DA/T1-2000 中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语
5、GB/T33870-2017 干部人事档案数字化技术规范
6、DA/T18 档案著录规则
7、DA/T22归档文件整理规则
（七）安全保密要求
（1）承包方应制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保人事档案实物和信息数据的安全和保密。数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。
（2）发包方提供的全部文件资料，均属保密内容，凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。承包方对档案实体的安全管理要完全符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）和GB/T 33870-2017数字化技术规范的要求。
（3）人事档案整理及数字化加工工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。
（4）承包方不得出现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；泄露档案内容信息（包括档案实物内容信息和数字化数据信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，承包方须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，发包方有权解除合同。
（5）承包方应做到：
1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。
2、承包方应指定专职档案交接员与发包方的专职档案交接员配合，负责原始档案的交接工作。
3、承包方应在工作现场设安全保密员，负责档案原件在整个整理和扫描流程中的安全管理和已扫描档案数据的安全保密工作。
4、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。
5、扫描加工场地具备安全保密设施和措施，保证档案原件的安全和保密。
6、在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。
7、无关物品一律不得带入工作现场。
8、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，包括拍摄设备。
9、未经合同发包方许可，任何档案材料不得带离工作区域。
10、对服务器的操作有安全监管措施。
11、工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外出口。
12、USB端口封闭使用。
13、各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。
14、支持服务器双机备份机制。
15、按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。
16、已扫描和录入的数据除按规定刻制提交的光盘以外，只能存放在工作区的电脑上，承包方工作人员不得携带任何移动数据存储介质进入工作现场，或将存储数据带离现场。
17、分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。
18、不合格退回的返工介质，在承包方确认后交发包方销毁。
19、工作电脑在扫描工作完成前，未经发包方同意，不得带离工作现场。
20、全部扫描工作完成并已通过验收后，工作电脑上的全部数据必须在发包方技术人员的监督下彻底销毁。
（6）安全管理上和发包方签订：流动人员人事档案数字化加工保密协议，数字化加工场地消防、安全责任状，数字化加工场地消防、安全制度，并认真执行到位。
（八）验收要求
（1）承包方应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证人事档案的整理及数字化工作符合最新国家规范要求，并高质量地完成工作任务。
（2）承包方必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的人事档案必须逐卷全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。
（3）验收时间
1、发包方对分批递交加工的人事档案进行分批完工验收，承包方应在自检合格后，备齐相应的项目文档和接收单向发包方提交验收。发包方应在收到上述文件后及时完成验收，并根据验收结果作出批次验收结论。
2、项目全部完成后，承包方应备齐相应的项目文档、项目总结报告、批次验收单和总体验收申请向发包方提交项目总体验收。发包方在收到上述文件后20个工作日内做出总体验收结论。
（4）验收质量标准
1、实物验收
档案实物验收必须逐卷清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的；该批次将全部发回承包方全面自检。对已发现的问题，承包方须及时采取补救措施，并承担相应责任。发包方有权解除合同并追究承包方违约责任。
2、整理质量验收
实物整理质量验收以抽检的方式检查，抽检比例由发包方确定。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标签打印与粘贴错误等作为差错，该卷档案的整理质量将被确定为“不合格”。
3、数字化加工质量验收
数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。如发现采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整、不清晰或目录数据与图像文件挂接有错误等情况；数字化档案姓名、人员建库情况、目录建库情况、原始图像情况情况没按严格按国家最新的验收标准和招标文件的要求；该卷档案的数字化加工质量将被确定为“不合格”。
4、每批次质量验收合格率在98%以上（含98%）时，该批次质量验收结论将确定为“通过”，未达到的，该批次质量验收结论将确定为“不通过”。每批次质量验收合格率=（每批次总卷数-抽检不合格的卷数）/每批次总卷数×100%。同卷人事档案的整理质量验收和数字化加工质量验收都被确定为“不合格”时，该卷人事档案质量验收抽检不合格的记卷数只记一次。
5、每批次质量验收结论确定为“不通过”的，该批次将全部发回承包方全面自检。承包方自检后，须第二次重新提交验收。重新提交验收后，该批次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，该批次将再次全部发回承包方全面自检。承包方自检后，须第三次重新提交验收，第三次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，发包方有权解除合同并追究承包方违约责任。
6、在整批次退回自检期间，发包方将不再向承包方提供加工的档案。
7、在质量抽检中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现有其他存在问题，承包方应及时、无偿地予以纠正并再次提交发包方验收，直至更正全部错误。
（九）质保期及培训要求
1.自项目总体验收合格之日起一年（12个月）为质量保证期。质保期内凡发现承包方案卷加工存在问题的，承包方应及时、无偿地予以纠正，直至符合验收质量标准。质量保证期内承包方为发包方提供项目免费维护和培训。
2.承包方随时提供在线响应服务，故障响应时间不超过1小时，在发生严重故障时，承包方应2小时内赶到现场。当系统出现问题时，承包方承诺不论问题是由哪一方产生，都将协助发包方及有关承包方使系统尽快恢复正常。
3.在系统运行正常情况下，承包方的工程师每一个月（或根据需要具体安排）对本项目涉及到的系统和电子档案进行一次全面维护，并以书面形式向发包方报告，及时对发包方业务人员和技术人员进行培训。
4.售后服务技术支持人员发生变化时，承包方应及时以书面形式通知发包方。
5.在项目实施过程中，承包方应对发包方有关人员进行档案影像系统原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方面进行免费培训，并提供相关文档。
（十）项目款项支付：
本项目无预付款，完成数量50%后结算一次，按当期实际完成整理档案数量结算，全部完成后进行尾款结算。
附件：
孝感市国有企业退休人员人事档案
规范化整理、数字化和移交接收指导手册
根据《孝感市国有企业退休人员社会化管理工作实施方 案》部署，参照《干部人事档案工作条例》《干部人事档案数字化技术规范》等，结合我市实际，制定本指导手册。
一、档案整理
一、整理原则
国有企业退休人员人事档案（以下简称“人事档案”）整理过程中，不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。
二、鉴别
鉴别工作内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。对经过鉴别不符合归档要求的材料，须进行登记，经当前管档单位主管领导审核批准后，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。
1、鉴别姓名。有其他人档案材料的（含重名），应剔除放入相应案卷，或登记造册。
2、鉴别重份人事档案。重复归档的材料，应剔除，材料右上角用铅笔注明“重份”。
3、鉴别职工户籍地。国有企业组织人事（人力资源）部门对移交地方社会化管理的退休人员户籍地认真鉴定分类，并根据移交人事档案的多少，主动与各地党委政府指定的退休人员人事档案接收管理单位联系，衔接好档号编制规则。
三、归档范围和分类
（一）人事档案材料根据其内容特征分为十大类。
第一类 履历类材料
1、干部、工人、教师、医务人员、军人等各类人员的履历表、登记表、简历表；
2、个人参加革命活动及作为党代表、党委委员（候补委员）、人大代表、人大常委会委员、政协委员简历材料；
3、其他由本人填写的反映个人经历情况的各种表格。
第二类 自传和思想类材料
1、本人历次所写自传（思想自传、历史自传、反省自传、小史、小传）；
2、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料；
3、一些以自传为主的履历简历表；带有自传内容的其他材料。
第三类 考核鉴定类材料
1、个人平时考核、年度考核、工作鉴定；
2、在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；
3、以考核为主要内容的材料，如定期考核材料，年度考核登记表，援派、挂职、扶贫锻炼等考核材料；
4、出国（境）、调动、转业及其他一些鉴定性质的材料（毕业、结业鉴定材料归入档案第四类）；
5、后备干部登记表；
6、专项考核形成的重要材料：实行任期制和任期目标责任制的领导人员的任期考核评价意见；党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
第四类 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料
本类分为四小类。
4-1 学历学位材料
中学以后毕业生登记表；报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表、专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表；学习成绩表；授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
4-2 职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料
职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
4-3 科研学术材料
当选院士、入选重大人才工程、发明创造、科研成果获奖等材料，著作译著和有重大影响的论文目录。
4-4 培训材料
为期两个月以上政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表，组织人事部门记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等。
第五类 政审、审计和审核类材料
1、政治历史情况审查的上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；各类政审表；
2、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、出生时间、入党、入团时间、参加工作时间审核认定等材料，职工参加工作时间及连续工龄核定表等计算连续工龄审批材料；
3、家庭成员及主要社会关系的证明材料；
4、审计材料：领导干部经济责任审计、离任审计的审计结果和整改情况材料；
5、廉洁情况材料：纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见，国有企业领导人员廉洁从业结论性评价等材料；
6、申诉材料：干部申诉复核决定、申诉处理决定书、再申诉处理决定书等；
7、档案审核材料：干部人事档案审核工作和任前审核等工作中形成的相关材料。
第六类 党、团类材料
1、中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；培养教育考察材料；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表、党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
2、中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书；
3、加入或者退出民主党派等材料。
第七类 表彰奖励类材料
1、县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进个人登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；
2、撤销奖励的有关材料等；
3、享受政府特殊津贴的材料。
第八类 违规违纪违法处理处分类材料
1、党纪政纪处分决定、免于处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见，检查、交待及情况说明材料；通报批评材料；
2、解除（变更、撤销）处分的材料；
3、检察院不起诉决定书；
4、法院刑事判决书、裁定书；
5、公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物等行政处理决定等；
6、有关行业监管部门对干部职工有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的诚信记录材料，人民法院认定的被执行人失信信息、删除失信信息及删除原因等材料。
第九类 工资、任免、出国和会议代表类材料
本类分为四小类。
9-1 工资、待遇材料
工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批材料。
9-2 任免材料
1、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表、以工代干人员转干审批表；在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件，颁发的聘任通知、聘任书；取消录用、解聘等材料；
2、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、离（退）休材料：干部任免审批表及相关考察材料；干部职工试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理单位工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批等材料；援派、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；离（退）休审批表等材料；
3、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退审批表、辞退决定材料；罢免材料；
4、职务职级材料：法官、检察官、司法警察等职务套改审批材料，公务员实行职务与职级并行制度中晋升职级的相关材料等。
9-3 出国（境）材料
因公出国（境）审批表等材料。
9-4 参加会议的代表登记表等材料
当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
第十类 其他可供组织参考的材料
1、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；
2、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料；
3、毕业生就业报到证、派遣证，人事争议仲裁裁决书（调解书），工作调动介绍信，再生育子女申请审批表等材料；
4、因私出国（境）材料：干部职工个人的国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件；
5、人事档案报送、审核工作材料：人事档案报送单；人事档案有关情况说明等材料；
6、其他可供组织参考有保存价值的材料。
（二）内容交叉的档案材料分类。
1、带有自传的履历或简历表，以自传为主的，归第二类。
2、履历表和简历表有鉴定的，以履历为主的，归第一类。
3、带有鉴定内容的各类人员登记表，以鉴定为主的，归第三类。
4、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。
5、享受政府津贴材料归第七类。
6、组织人事（人力资源）部门记录的干部职工参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等归第四类，其中以表现内容为主的，归第三类。
7、与变更职务有关的考察材料和现实表现材料归入第九类，放在相应的任免审批表后作为一份材料进行编号。
8、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表、有提职和工资内容的干部级别登记表，归第九类。
9、未受处分的离任审计材料，归第三类；受处分的，归第八类。
10、属于政治历史问题审查意见或记载政审情况的有关调查表、审查表、登记表，以政审为主的，归第五类。
11、政治历史问题与违纪违法错误混同一起形成的处分结论、处分决定、调查报告等材料，归第八类；未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的，归第八类。
12、补充归档的情况说明或者调查报告类材料，涉及“三龄二历一身份”信息认定或补充说明的，归第五类，其他情况按照涉及的内容和针对的问题，归入相应类别。
13、有批准就业或下乡的知青登记表，以就业或下乡为主的，归第九类，否则归第一类。
四、排序与编号
将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并编写类号、顺序号以及页码。
（一）材料排序。
1、按档案材料形成时间排序：第一类、第二类、第三类、第七类、第十类材料。
2、按档案材料内容的主次关系进行排序：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料（根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列），本人检讨或交待材料等。有甄别、复查结论的应分别排列在原结论的前面；不同问题分别作了结论的，可将每个问题的有关材料排列在一起；同一问题多次审查的，应将每次审查形成的材料排列在一起，并将最后一次审查的全部材料排在最前面。第六类材料排列顺序为：入团志愿书、入团申请书；加入民主党派材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书。其他材料按照形成时间顺序排列。
3、按照档案材料性质和时间顺序相对集中排序：第四类，第一项学历学位材料（同一学历学位材料应当集中放置），第二项职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料，第三项科研学术材料，第四项教育培训材料。第九类，第一项工资、待遇材料，第二项任免材料，第三项因公出国（境）材料，第四项参加会议的代表登记表等材料。
（二）类别号编写。档案材料排序后，用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，如第一类第三份材料为“1-3”，第九类第二小类第四份材料为“9-2-4”。
（三）页号编写。在每份材料有图文页面的正面右下角、背面左下角逐页编写页码，有封面的材料从封面开始编写，A3页面材料为一个整体版面的计为一页；空白纸和托裱用的衬纸可不编页码；复制件作为某份档案材料的一部分，应与原件视为一份材料，统一编写页码。
（四）档号编制。
1、案卷档号：是指每一卷人事档案的档号。用退休人员的居民身份证号作为其人事档案的案卷号。
2、文件档号：是指人事档案每一件材料的档号，由“案卷档号-材料类号-文件序号”构成。文件档号在建立电子目录、文件扫描时有作用。
案卷档号：是指每一卷人事档案的档号（见前面）。
材料类号：指该份材料的类别号。
文件序号：指该份材料在类别号下的排列顺序号。
举例：
000000000000000000-4-1-1。其中：00000000000000000表示身份证号，4-1表示四大类第一小类，4-1-1表示四大类第一小类的第一份材料。
（五）盒号编制。盒号指人事档案在管档单位上架排列时的顺序号，每卷人事档案，在案卷脊背上用铅笔编号阿拉伯数字的流水号，一卷一号。盒号起到方便档案存放、调阅和归还，以及统计档案数量的作用。在档案移交新的管档单位后，新的管档单位应擦除原盒号，重新编写盒号。
五、编目
（一）卷内目录编制
1、人事档案卷内目录项目包括序号、材料名称、材料形成时间、页数和备注，卷内目录用A4纸打印形成（见附件1）。
2、卷内目录按照类别顺序逐项填写，由于系企业退休人员人事档案，后续增加材料不会多，每类目录后面，留出1-2个空行即可，供后续补充档案材料时填写目录。人事档案目录不能粘贴涂改，如过去人事档案目录是手工填写的，应使用计算机重新打印，以保证人事档案目录清晰可读。
3、“序号”：填写材料类号和顺序号。大类号使用汉字“一”至“十”标注，小类号使用阿拉伯数字标注，如第四类第二项填写为“4-2”。顺序号使用阿拉伯数字标注。目录上的类号、顺序号与档案材料上的类号、顺序号相一致。
4、“材料名称”：根据材料标题及内容填写。材料没有标题的，应拟定标题；标题过长的，可适当简化；标题不规范、不符合实际内容的，应重新拟定标题。拟定或简化标题，应当确切反映材料主要内容或性质特点。
5、“材料形成时间”：一般采用材料落款标明的最后时间，要填清年、月、日。复制的档案材料，采用原件形成时间。
6、“页数”：填写每份材料的总页码，用阿拉伯数字。
7、“备注”：填写需要说明的情况。补办的档案材料，注明“补办”；复印的档案材料注明“复印件”；粘贴有复印件的，注明“含复印件”；已经破损且伤及材料内容的，注明“原材料破损”；外文或少数民族文字材料后附翻译件的，注明“附翻译件”；归档材料因为内容相关合并为一份材料的，进行简要说明，如任免材料中含有考察材料或现实材料的，注明“附考察材料”或“附现实表现材料”。
（二）案卷目录编制
案卷目录是检索档案的工具，以一人一卷档案为对象编制，项目有：盒号、档号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、退休时间、退休单位、户籍地、总件数、总页数、备注（见附件2）。案卷目录打印装订成册。
六、技术加工
1、人事档案材料和目录采用国际标准A4（297×210mm）纸型，材料左边应留有25mm的装订边。
2、纸张破损或字迹材料不耐久的档案材料，应修复、复制后归档。复制件应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改，复制所用材料应当符合档案保护要求。复制件附在原件后，与原件作为一份材料。
3、幅面过大的档案材料应进行折叠。折叠从材料的下边或右边进行，不得损坏文字、照片等，方便展开阅读。档案材料一般不得剪裁，确需剪裁的，要确保不影响材料完整，不损伤文字、印章、图形等内容。
4、幅面过小影响装订的档案材料可以进行托裱。裱纸采用韧性好的A4型白色衬纸，粘合材料应防蛀防腐。托裱后的材料压平凉干，不得在阳光下暴晒或高温烫烤。裱纸与原材料粘结牢实，修裱件舒展平整，无皱纹，不起泡，拼接裂缝准确无误，不变形走样，不损坏原材料和字迹，不影响翻阅查看。
5、装订边过窄或未空出装订边的档案材料，须进行加边，确保打眼装订不压字或损伤材料。
6、档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品应予拆除，防止氧化锈蚀纸张。
7、每份材料整理时必须保证各自独立，严禁将多份（页）材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起，也不允许将单份材料人为拆分。
七、装订
1、人事档案使用卷盒装订，卷盒样式参考国家干部人事档案卷盒标准，分为310×225×25（或35，或45）mm三种，卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱（从装订立柱中心算起）83mm，装订立柱直径为4mm。
2、装订时，卷内目录放在卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整齐，装订牢固结实，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件材料，整洁平实，方便阅读。
3、档案材料一律正装，横写的材料名称在上，竖写的材料名称在右。
4、材料和目录应装订整齐，左边、下边对齐，在左侧打3孔装订，中间孔距上、下孔83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm（见附件3）。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。
5、卷盒背脊标签规格为310×22（或32、42）mm三种，档案卷盒背脊应附标签，作出明确标注，便于检索。
6、人事档案尽量减少分卷。如果材料过多，必须分卷时，应保证同一类材料分在同一卷中。
附件1
人事档案目录（样式） | ||||||
| 姓名： | ||||||
序号 | 材料名称 | 材料形成日期 | 页数 | 备注 | ||
年 | 月 | 日 | ||||
一 | 履历材料 | |||||
1-1 | ||||||
1-2 | ||||||
… | ||||||
二 | 自传和思想材料 | |||||
2-1 | ||||||
2-2 | ||||||
… | ||||||
三 | 鉴定、考察、考核材料 | |||||
3-1 | ||||||
3-2 | ||||||
… | ||||||
四 | 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育材料 | |||||
4-1 | 学历学位材料 | |||||
4-1-1 | ||||||
4-1-2 | ||||||
… | ||||||
4-2 | 职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料 | |||||
4-2-1 | ||||||
4-2-2 | ||||||
… | ||||||
4-3 | 反映科研学术水平材料 | |||||
4-3-1 | ||||||
4-3-2 | ||||||
… | ||||||
4-4 | 培训材料 | |||||
4-4-1 | ||||||
4-4-2 | ||||||
… | ||||||
五 | 政审、审计和审核材料 | |||||
5-1 | ||||||
5-2 | ||||||
… | ||||||
六 | 党、团材料 | |||||
6-1 | ||||||
6-2 | ||||||
… | ||||||
七 | 表彰奖励材料 | |||||
7-1 | ||||||
7-2 | ||||||
… | ||||||
八 | 违规违纪违法处分材料 | |||||
8-1 | ||||||
8-2 | ||||||
… | ||||||
九 | 工资、任免、出国和会议代表材料 | |||||
9-1 | 工资材料 | |||||
9-1-1 | ||||||
9-1-2 | ||||||
… | ||||||
9-2 | 任免材料 | |||||
9-2-1 | ||||||
9-2-2 | ||||||
… | ||||||
9-3 | 出国（境）材料 | |||||
9-3-1 | ||||||
9-3-2 | ||||||
… | ||||||
9-4 | 参加会议的代表登记表等其他材料 | |||||
9-4-1 | ||||||
9-4-2 | ||||||
… | ||||||
十 | 其他可供组织参考材料 | |||||
10-1 | ||||||
10-2 | ||||||
… | ||||||
附件2
国有企业退休人员人事档案案卷目录（样式） | |||||||||||
盒号 | 身份证号 （档号） | 姓名 | 性别 | 民族 | 出生日期 | 退休时间 | 退休单位 | 户籍地（社区） | 件数 | 页数 | 备注 |
附件3
二、档案数字化
档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案材料进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。
数字化主要环节包括：档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据存储备份、数字化验收与成果移交等。
一、档案出库
1、在档案保管单位开展数字化，选择靠近档案库房的场地作为数字化加工场所，配置档案柜、视频监控、消防设备等，确保档案安全。
2、按照库房管理规定办理档案出库手续，填写档案出入库登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。
二、数字化前处理
人事档案必须经过规范整理后才能进行数字化。
三、目录数据库建立
1、建立人事档案案卷目录和卷内目录。每名退休人员人事档案建立一条机读案卷目录，每一份材料建立一条机读卷内目录。
2、案卷目录著录项目包括：盒号、档号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、退休时间、退休单位、户籍地、总件数、总页数、备注等。
3、卷内目录著录项目包括：盒号、身份证号、姓名、性别、民族、出生日期、退休时间、退休单位、户籍地、材料类别号序号、材料名称、材料形成时间、页数和备注等。
4、目录数据库选择5、著录人员一次只能打开一卷人事档案进行著录，不能同时打开多卷人事档案，避免混乱。
6、可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。
四、档案扫描
人事档案扫描应根据人事档案原件实际情况选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整，保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近人事档案原貌。
（一）扫描设备。应选择对实体人事档案材料无损伤的设备，一般采用平板扫描仪。
（二）扫描参数。
1、扫描色彩模式。全部采用真彩色24位RGB模式扫描。
2、扫描分辨率。扫描分辨率不小于300dpi；如文字偏小、密集、清晰度较差时，应适当提高扫描分辨率。
3、存储格式。人事档案每一个页面扫描成一个数字图像，以jpg（jpeg）格式存储。可以运用图像处理技术，达到一次扫描、两种成像的效果，同时储存pdf格式：将一份材料的全部jpg图像合成一个多页pdf图像，达到一份纸质材料对应一个pdf文件的效果；将一卷人事档案的全部jpg图像合成一个多页pdf图像，达到一个人的档案对应一个pdf文件的效果。
4、图像命名。
（1）jpg格式图像的命名：文件档号-页号（画幅号），其中页号（画幅号）用3位阿拉伯数字表示，不足位补0。
举例：
000000000000000000-4-1-1-001.jpg，表示某人的人事档案第四大类第1小类第1份材料的第1页的jpg图像；
000000000000000000-4-1-1-002.jpg，表示某人的人事档案第四大类第1小类第1份材料的第2页的jpg图像。
（2）文件级pdf文件的命名：文件档号-材料类别号。
举例：
000000000000000000-4-1-1.pdf，表示某人的人事档案第四大类第1小类第1份材料的pdf图像。
（3）案卷级pdf文件的命名：案卷档号。
举例：
000000000000000000.pdf，表示某人的人事档案的pdf图像。
（三）图像存储。存储扫描图像时，在存储载体中，对每个人的人事档案扫描图像建立一个文件夹，文件夹以姓名+公民身份证号码命名（举例：张某某000000000000000000）。一个人的干部人事档案全部扫描图像就存放在这个文件夹中。
该人事档案的目录数据也同时储存在这个文件夹中。
（四）图像处理。
1、旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对偏斜度大于10的图像进行纠偏处理，纠偏后距离显示器25cm-40cm观察图像应没有明显偏斜。
2、裁边。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2mm～3mm处裁剪图像，保证人事档案原貌。装订线附近有信息时，可适应扩大留白范围。
3、去污。应遵循展现人事档案原貌的原则，去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，不得去除人事档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
4、拼接与背衬。对于大幅面人事档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理合并为完整的图像；对于较薄的纸张，尤其是不易辩认正反面，容易发生透扫背面情况的原件，应垫衬纸后扫描，衬纸选择要恰当，使扫描后的影像忠实于人事档案原貌。
五、元数据采集
捕获全部扫描图像的数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。数量与文件份数或扫描幅数相同。元数据与目录数据同一格式、一同保存。
六、数据挂接
通过手工或软件工具批量的方式，将人事档案目录数据、扫描的图像导入人事档案管理应用系统中，并实现目录数据与图像数据一一对应。
七、数据存储备份
1、将电子目录、扫描图像、元数据、电子目录与扫描图像导入档案管理系统后形成的系统数据等多种数据，分别用档案级光盘或磁盘一式三套保存。
2、在用档案级光盘存储数据时，应先制定刻盘方案，刻盘方案是指拟将哪些数据存储在一张光盘中、数据容量大小等，以避免数据被分割存储或浪费光盘容量。以一张光盘存足存满为原则，同一卷档案信息不分开存储在2张光盘内。
3、在光盘（或磁盘）中同时存放本张光盘（磁盘）存储数据说明文档（txt格式），说明文档内容包括本张光盘（磁盘）存储的数据对应的实体档案档号、图像数量、容量大小等情况。
八、数字化成果验收与移交
以外包形式进行人事档案数字化的单位，应对服务方资质进行考察，对数字化成果进行验收。
1、外包服务方资质选择。数字化服务机构应是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人。涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位，涉密档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印刷资质的单位。管理系统使用之前应委托有资质的第三方信息安全测评机构开展风险评估和检测。
2、验收方式。企业成立验收组对档案数字化成果进行验收，形成验收记录和验收结论。
3、验收内容。包括目录数据验收、扫描图像验收、元数据验收、数据挂接验收、数据存储验收、档案实体验收，以及安全保密验收等方面。
（1）目录数据验收。包括数量和质量两个方面。案卷目录条数与档案实体数量相一致，卷内文件目录条数与档案文件件数相一致，目录与档案实体文件一一对应，无缺录、漏录、重录、多录等情况。著录项目完整，录入内容准确无误、无错别字。
（2）扫描图像验收。包括数量和质量两个方面。扫描图像数量与文件页数相一致。扫描参数设置、图像命名正确。图像无漏扫、错扫、重扫、多扫等情况。图像顺序与材料原件页序一致。图像拼接、旋转、纠偏、裁边、去污等修整完好，外观整洁清晰，无杂质、折痕、黑点、黑线、黑框、黑边、背透、变型失真等情况。
（3）元数据验收。元数据条数与扫描图像幅数一致，元数据项目齐全完整。
（4）数据挂接验收。逐条检查目录与图像是否一一对应，图像是否能正常打开等。
（5）数据存储验收。存储路径设置是否正确，存储数据是否完整。载体是否规范、有无病毒等。
（6）档案实体验收。档案实体数量，实体还原装订情况。
（7）安全保密验收。对外包方使用的电脑、载体等进行检查，彻底、完全、不可恢复地清理加工的档案数据；所有废弃纸张、文件、目录不出工作室，就地打捆待销。
4、验收指标。能够采用计算机自动检验的项目应100%检验；对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件（卷）、盘（张）为单位采用抽检的方式进行人工检验；抽检比例不低于10%；档案实体100%检查。
5、验收结论。应对档案数字化成果作出“合格”与“不合格”验收结论。验收不合格应返工，并重新进行验收。
6、数据移交。验收合格的数据向档案保管部门移交，办理交接手续。
九、档案还原入库
数字化后的档案实体还原装订时注意保持人事档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。入库时逐卷逐页清点，办理入库手续。
三、档案移交接收
一、移交范围及档案接收部门
1、孝感市行政区域内实行社会化管理的国有企业退休人员的人事档案均在移交范围之内。其中，市（县）属国有企业退休人员由市（县）委管理的领导人员人事档案不移交。
2、国有企业退休人员人事档案移交属地实行集中统一管理，由各县（市、区）党委和政府、市直“三区”管委会指定单位做好退休人员人事档案管理工作。
二、交接要求
1、移交前的档案管理单位（以下简称“移交方”），应按照本指导手册，做好档案的收集、整理工作。在历次人事档案整理中，已按当时有关部门标准要求规范整理过的档案，此次移交中可不重新整理。移交后的档案管理单位（以下简称“接收方”）要利用全市统一的社会化管理退休人员人事档案信息管理系统做好档案提供利用工作，实现档案服务数字化、便捷化。人事档案数字化不作为移交的前提条件。
2、移交方和接收方分别对档案进行检查核对，保证档案真实、准确、完整、规范。
3、移交方编制人事档案案卷目录，接收方对照案卷目录清点接收，交接双方当面清点，填写《档案交接文据》（附件4），案卷目录和交接文据均一式二份，双方签字盖章，各自永久保存一套。
4、档案实体由移交方人事档案部门专人负责送到接收方，不得由无关人员或退休人员本人自带移交。
5、交接工作中，任何人不得私自保存他人档案（包括电子档案数据），或利用档案材料营私舞弊，做到档案不丢失、不损毁、不泄密。
三、后续管理
1、交接后，退休人员原管理单位新增补的关于退休人员的归档材料，应及时向接收方移交。
2、接收方应明确分管档案工作的领导，配备专兼职档案人员，建立健全档案管理制度，落实档案工作经费，设置专门的人事档案室，配置档案保管保护和利用的设施设备，确保档案实体安全、信息安全，参照干部人事档案利用的有关规定，做好档案利用工作。
附件4
档案交接文据（样式） | ||||
移交单位 | 接收单位 | |||
档案类别 | 数量（卷、册、件） | 检索工具 | 数量（册） | |
人事档案 | 案卷目录 | |||
其它材料 | 其它材料 | |||
移出说明 | ||||
接收意见 | ||||
| 移出单位（印章）： 领导人（签字）： 经办人（签字）： 移交日期： 年 月 日 | 接收单位（印章）： 领导人（签字）： 经办人（签字）： 接收日期： 年 月 日 | |||
四、合同模板
双环公司人事档案整理及数字化加工项目合同
甲方：湖北双环科技股份有限公司
乙方：
根据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律、法规的规定，本着诚信、互利、合作的原则，经双方友好协商，就乙方承接甲方档案加工服务项目订立本合同。
第一条 服务内容
乙方承接的档案服务工作内容：
湖北双环科技股份有限公司退休人员人事档案规范化整理和数字化加工。
第二条 加工标准
按《孝感市国有企业退休人员人事档案规范化整理、数字化和移交接收指导手册》，参照《干部人事档案工作条例》，《干部人事档案数字化技术规范》进行加工整理。
第三条 合同价格
合同协商总价为_______，以本合同约定总价为准，最终结算价按照本合同议定的单价计算总价结算。
序号 | 项目 | 内容 | 数量 | 单位 | 单价（元） | 总价（元） | 备注 |
1 | 档案分类 | 人事档案 | 套 | 据实 结算 | |||
2 | 整理 | 人事档案 | 卷 | ||||
3 | 数字化 | 人事档案 | 卷 | ||||
经费总计：人民币______________________ | |||||||
第四条 项目工期
1.在签订合同后的10个自然月内完成项目加工任务。
2.如因场地限制、甲方改变项目方案、增加项目内容等因素影响工期，项目工期另行协商。
3.项目完工后乙方向应城市档案馆移交，甲方须在15日内完成项目验收，逾期未验收视同甲方验收合格。
第五条 付款方式
完成数量过半后结算一次，经甲方验收合格，按当期实际完成整理档案数量结算，全部完成后经甲方验收合格进行尾款结算。
第六条 甲方的权利和义务
1.指派专人负责内部协商，并进行业务指导。
2.按照乙方的生产进度情况，及时提供和接收档案资料。
3.有权对乙方的工作进行监督检查。
4.有权要求乙方按时完成项目工作任务。
5.项目加工完成后及时组织验收。
6.应按照本合同约定及时付款。
第七条 乙方的权利和义务
1.合理配备工作人员及扫描仪、档案专用缝纫机等设备，按照本合同约定的项目内容、工期和质量标准完成档案制作任务。
2.将已完成加工的档案资料及时完整地交还甲方，不得以任何形式备份。
3.积极配合甲方的检查、监督和验收工作。
4.乙方工作人员严禁在档案制作区域吸烟或使用明火，乙方有权要求进入档案制作区域的甲方人员遵守不吸烟和使用明火的规定。
5.对甲方提供的业务需求、技术资料、信息、数据负有保密的义务。
6.有权按照本合同的约定要求甲方按时付款。
第八条 保密协定
1.乙方设立档案加工保密管理员，接受甲方的监督。保密管理员负责对档案制作工作人员进行保密管理与监督。
2.加工过程中只能采用内部局域网传输数据。
3.工作人员严禁私自备份档案数据。
4.项目完工后，乙方所使用的计算机及电子存储设备，在甲方的监督下进行格式化处理。
5.甲乙双方未经对方同意不得向任何第三方透露本合同内容及合同价款。
第九条 违约责任
1.合同一方违反本合同规定，造成另一方经济损失的，守约方有权要求解除本合同并要求违约方承担赔偿责任。
2.乙方在加工中损坏、修改实物档案、遗失档案或未经甲方允许拷贝、扩散甲方任何档案资料和信息，乙方承担由此对甲方造成的损失。
3.遇到不可抗力而无法履行合同或无法按期完成档案制作任务时，双方协商处理。
第十条 其他约定事项
1.甲方如有需要产生新的服务项目，新增服务项目由甲乙双方协商并签订补充协议，据实结算费用。
2.甲乙双方在履行合同中发生纠纷时，应积极协商解决，协商无效时，可向有管辖权的应城市人民法院提起诉讼。
3.甲乙双方如对合同中的条款存有异议，双方协商签订补充协议，补充协议具有同等的法律效力。
第十一条 本合同未尽事宜，由双方协商解决。
第十二条 本合同一式贰份，甲乙双方各持壹份。两份合同具有同等法律效力。
第十三条 合同经双方的授权代表签字加盖公章后生效。
甲方： 乙方：
代表： 代表：
电话： 电话：
签订日期： 年 月 日 签订日期： 年 月 日
项目编号：__________________________
项目名称：__________________________
供应商名称：（签章）
日 期： 年月日
响应文件目录
一、资格及商务文件组成
1、资格及授权证明文件；（附件一）
营业执照、税务登记、组织机构代码证或三证合一证件；
法定代表人资格证明文件/法定代表人授权书；
信用资格证明文件；
行政许可等其他资格证明文件；
供应商声明；
制造商（或总代理）授权书；（适用于标的物不是供应商自己生产的）
2、报价表；（附件二）
分项报价表；
标的物清单；
3、商务偏离、响应情况表；（附件三）
4、近五年内业绩合同；(附件四）
5、供应商承诺书；(附件五）
6、异议投诉要求；（附件六）
二、技术文件组成
7、技术（服务）方案；（附件七）
8、技术偏离、响应情况表；（附件八）
9、供应商认为需要加以说明的其他内容（如对比选文件中所提出服务内容和有关要求的承诺、自身优势、保证产品质量的措施等）
附件一（资格及授权证明文件）
营业执照、税务登记、组织机构代码证或三证合一证件
法定代表人资格证明文件
（需求方全称）：
兹有 同志为 公司法定代表人，代表（供应商全称）办理一切社会公务事宜，具有法律效力。
附法定代表人基本情况：
姓名： 性别： 年龄： 职务：
身份证号码：
通讯地址：
电话号码：邮政编码：
供应商名称（公章）：
日期：年月日
法人授权书
兹授权 同志为我公司参加贵公司组织的编号为（项目编号 ）的（项 目 名 称 ）比选活动的代表人，全权代表我公司处理在该项目活动中的一切事宜。代理期限从 年月日起至年月 日止。
授权单位（公章）：
签发日期：年月日
附：代理人职务： 性别：
身份证号码：
| 粘贴被授权人身份证彩色扫描件（正反面） |
资格证明文件
国家企业信息公示系统、“信用中国”网站进行截图证明
需方黑名单供应商响应无效
按照供应商须知前附表要求的其他参与资格逐条证明
供应商声明
供应商名称 | ||||||||
地址 | ||||||||
主管部门 | 法定代表人 | 职务 | ||||||
注册时间 | 经济类型 | |||||||
近三年内有经营活动中有无重大违法纪录 | ||||||||
是否依法缴纳税收 | 是否依法缴纳社会保障资金 | |||||||
单 位 概 况 | 注册资本 | 万元 | ||||||
职工总数 | 人 | |||||||
资产 情况 | 净资产： 万元 | 固定资产原值 ： 万元 固定资产净值： 万元 | ||||||
负 债 ： 万元 | ||||||||
主营收入 （万元） | 收入总额 （万元） | 利润总额 （万元） | 净利润 （万元） | |||||
财务状况 （最近两年） | 年 | |||||||
年 | ||||||||
法定代表人或授权代表（签章）:
供应商名称（公章）：
日期：年月日
制造商（或总代理）授权书
（适用于产品不是供应商自己生产的情形）
（需求方全称）：
我方 （制造商名称）是按国家法律成立的一家制造厂，主要营业地点设在 （制造商地址）。兹授权（供应商名称）作为我方真正的合法代理人进行下列活动：
（1）代表我方办理贵方项目编号为的比选文件要求的我方能生产制造的（标的物名称）的比选有关事宜，并对我方具有约束力。
（2）作为制造商，我方保证以供应商合作者身份来约束自己，并对该参与的比选项目共同和分别负责。
（3）我方兹授权（供应商名称） 全权办理和履行此项目比选文件中约定的一切事宜。兹确认 （供应商名称） 及其正式授权代表依此办理一切合法事宜。
我方于年月日签署本文件，（供应商名称）于年月日接受此文件,以此为证。
供应商名称(公章)： 出具授权书的制造厂名称(公章):
法定代表人（签章）：正式授权代表（签章）：
职 务： 职 务：
部 门： 部 门：
保证金缴纳凭证
附件二（报价表）
响应报价表
项目编号:
项目名称:
供应商名称 | |
总价（含税） | ¥： （大写） |
税率 | |
交货期/工期 | |
付款方式 | |
质保期 | |
备 注 |
2、经评审最低价法共一轮报价，只能有一个有效报价。
法定代表人或法定代表人授权代表（签章）:
供应商名称及联系电话（公章）：
报价时间： 年 月 日
分项报价表
项目编号:
项目名称:
序号 | 标的物 名称 | 规格参数 | 制造商名称 国别/地区 | 数量 | 单价 | 总价 |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 | ||||||
4 | ||||||
5 | ||||||
总 计 | ¥： | |||||
2、如果不提供详细的分项报价表将被视为没有实质性响应比选文件。
3、分项报价表可根据具体项目进行适当调整，不限于以上内容，但必须包含以上内容。
注：所有价格均用人民币表示，单位为元，精确到小数点后两位。
法定代表人或法定代表人授权代表（签章）:
供应商名称及联系电话（公章）：
报价时间： 年 月 日
标的物清单
项目编号：
项目名称：
序号 | 标的物名称 | 主要规格参数 | 计量单位 | 数量 |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
4 | ||||
5 | ||||
6 | ||||
7 | ||||
8 |
说明：对于货物类提供所投货物详细的供货范围，包括主要配件及生产厂家、
备品备件等；各项货物详细技术规格、参数及要求，应另页描述。
法定代表人或其授权代表（签章）:
供应商名称及联系电话（公章）：
日期： 年 月 日
附件三
商务偏离、响应情况说明表
项目编号:
项目名称:
序号 | 比选文件要求 | 响应文件对应内容 | 响应/偏离 | 说明 |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| … |
法定代表人或其授权代表（签章）:
供应商名称及联系电话（公章）：
时间： 年 月 日
附件四：
业绩合同
（2020年1月至比选截止日本项目同类的业绩合同，具体份数按照前述比选文件要求，不少于5份。）
附件五
供应商承诺书
公司：
我公司决定参与贵公司编号为的比选项目，在此项目比选活动中，我公司郑重承诺如下：
1、保证采取所有必要的方法对本项目贵公司提供的相关信息和资料进行保密，严格非授权透露、使用、复制本项目贵公司所提供的相关信息和资料；
2、遵循公平、公正、公开和诚信的原则参加本项目的比选活动；
3、本公司为本项目提供的所有资料都是真实、有效、合法的；
4、不采取非法违规手段与其他供应商或贵公司相关人员串通以谋取项目成交，不损害贵公司或其他供应商的合法权益；
5、绝不采用馈赠财物、给付回扣、有偿娱乐、赌博等不正当竞争手段，贿赂或拉拢腐败贵公司相关工作人员；
6、保证提供的标的物质量达到国家或行业标准，或贵我双方签订的技术标准要求，确保标的物不存在质量缺陷；
7、按要求做好售后服务相关工作；
8、公司一年来生产经营正常，没有出现被冻结账户、责令停产整顿等现状。
9、如中标后无特殊原因放弃执行本项目，同意扣除本次项目的投标保证金。
本次承诺自我公司盖公章之日起生效，若我公司违反上述承诺，被贵公司发现或被他人举报查实，对造成的损失，任何法律和经济责任完全由我公司负责。
供应商（公章）：
供应商代表（签章）：
日期：年 月 日
附件六
异议投诉要求
本项目参与供应商或其他利害关系人认为招采活动不符合相关要求，自身权益受到损害的，以书面形式实名向需求方或相关管理部门提出异议投诉，具体内容应有明确的请求和必要的证明材料。
缺少如下内容的异议投诉函将导致无法答复：异议投诉人名称缺乏或者虚假（无名或者非实名异议投诉）；联系人和联系方式缺少或者虚假；没有异议或投诉事项无法知道质疑内容；委托代理人没有提交书面授权委托书无法确定其为授权代表；没有签字没有盖章等。
异议投诉应本项目评审结果公示期内（挂网网站公示，公示时间3个日历天）提出，如逾期，异议投诉人将丧失相关权利。
捏造事实、伪造材料或者以非法手段取得证明材料进行异议投诉，给他人造成损失的，将承担赔偿责任，需求方将直接纳入黑名单。
供应商（公章）：
供应商代表（签章）：
日期：年 月 日
附件七
技术（服务）方案
附件八
技术偏离、响应情况说明表
项目编号:
序号 | 比选文件要求 | 响应文件对应内容 | 响应/偏离 | 说明 |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| … |
说明：应对照比选文件“第三章 项目要求”，逐条说明具体响应和偏离情况。特别对有具体参数要求的指标，供应商必须提供所供标的物的具体参数值。如果仅注明“符合”、“满足”或简单复制比选文件要求，将导致响应文件被拒绝。
法定代表人或其授权代表（签章）:
供应商名称（公章）：
时间： 年 月 日
供应商认为需要提供的其它有关资料或需要加以说明的其他内容
微信扫码关注
