档案规范化整理服务外包项目的采购公告
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档案规范化整理服务外包项目的采购公告
江阴市第三人民医院拟就档案规范化整理服务外包项目进行采购，欢迎具备资质的单位前来参与。具体事宜如下：
一、项目名称：江阴市第三人民医院档案规范化整理服务外包项目。
二、项目概况：对我院档案进行规范化整理，将实体档案按标准和要求进行加工整理和立卷归档，同时进行数字化扫描存档，确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用，实现档案材料的信息化服务和管理，主要设八大类目，分别是：文书档案、科研档案、基建档案、实物档案、设备档案、声像档案、电子档案、会计档案。
三、档案现状
（一）系统情况
目前，我院把“世纪科怡档案管理系统”作为档案整理录入、档案查询利用等日常档案工作的重要管理系统。该系统中有文书档案6562条（其中永久2147条，30年182条，10年4233条），原文已挂接4356页，但原文未经过图像处理，不符合数字档案室的评价标准，后期必须重新扫描。干部任免模块748条；会议记录11条，合计共有7321条目录数据，4356页原文数据。
（二）档案整理情况及扫描情况
文书档案截止到2020年已整理6562件，待整理的档案如下：
档案类型 | 档案数量 | 备注 |
文书档案 | 3800件 | 2021-2022年待整理 |
疫情档案 | 800件 | |
会计档案 | 1500卷 | |
实物档案 | 200件 | |
基建档案 | 410件 | 包含项目招投标档案 |
设备档案 | 100卷 | |
照片档案 | 15卷 | |
电子档案 | 100件 |
四、项目内容：
对江阴市第三人民医院现有档案进行整理，对目前使用的世纪科怡档案管理系统里面的分类进行调整，具体要求如下：
（一）文书档案
1.未整理的档案根据文书档案的规范的整理要求，保管期限分永久、长期（30年）、短期（10年）进行整理、编页、录入、装订等予以归档，并对保管期限为永久、30年的档案原文进行扫描、图像处理及原文挂接，将系统中文书档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
2.已整理的档案根据文书档案的规范的整理要求，将系统中文书档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
（二）科研档案
未整理的档案根据科研档案的规范的整理要求，保管期限分永久、长期（30年）、短期（10年）进行整理、编页、录入、装订等予以归档，将系统中科研档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
（三）基建档案
该类型档案还包含项目招投标材料，把项目作为立卷依据,项目流程作为组卷顺序，按基建档案的整理方案刻章、录入、装盒等，将系统中基建档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
（四）设备档案
根据设备档案的规范的整理要求，将未整理的设备档案按照项目以“卷”的整理方式进行整理、编页、录入、装订后予以归档，将系统中设备档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
（五）会计档案
按照会计档案规范的整理方法，将未整理的会计档案以“卷”为单位进行整理、贴标签、录入；如果有没有装订的会计档案先进行装订后再整理、贴标签、录入，将系统中会计档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
（六）实物档案
未整理的实物档案按照规范的整理方法进行拍照、输机、贴标签、上传原文等工作，将系统中实物档案的数据与实体进行核对修改，准确无误后上架。
（七）声像、电子档案
根据特殊载体、电子文件材料的规范的整理要求，将照片、光盘、幻灯片、录像等的数据与实体进行核对修改，照片按时间顺序整理输机成册，并进行原文挂接，核对无误后上架，该项目的目录数据及原文数据做成电子档案，以便留存。
（八）数字化扫描要求：
1.图像扫描必须用彩色模式；
2.采用300dpi的分辨率扫描，以JPG、tiff、pdf的格式保存数据；
3.初步扫描结束，将原始图片进行纠错、去污；
4.在挂接过程中原文必须与输机题名相符，做到正确无误的挂接。
（九）库房统筹安排
配合采购单位做好移库、搬运、库房插片制作等工作。
（十）指导整理台账资料。
（十一）要求和说明：
1.报名单位自行承担实地实物考察，具体可与医院中心档案室联系。
2.现场档案没有详细清单，现场核实估算。若实际工作量超过预估工作量，不额外支付档案服务费用。服务期间所需各类耗材（文书盒、科档盒、案卷目录夹盒、光盘册、照片册、防霉灵、科档章、文书章、标签、不锈钢钉、备考表、各类记录本、四线标签等）均由服务单位提供。
3.保密条款：在提供服务期间以及服务期终止之后,决不公开发表或对其他人泄露江阴市第三人民医院任何档案信息,决不为其他目的而使用任何保密信息,决不复印、转移含有单位档案信息的资料。
4.安排专职联系人，并提供档案工作咨询指导工作。派驻的档案员应当遵守采购人相关工作纪律，接受采购人的管理。有技术团队、能按照要求完成本项目，中选（成交）方派驻的档案员需具备岗位所需的专业技能条件，工作认真、细致、责任心强。
5.中选（成交）方负责检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容确保一致；检查接收记录与入库记录确保一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序确保符合要求。
6.中选（成交）方在工作过程中应文明规范作业，符合国家相关质量标准和安全防护措施要求，中选（成交）方在作业过程中对安全管理和安全防护负有全部责任，如造成财产损失和人身伤害由中选（成交）方负全责，与院方无关。
7.中选（成交）方在作业中应按规范操作、文明操作，在作业过程中不影响院方正常工作秩序，及时清理现场垃圾。
8.工作中发生人为损坏院方物件，由中选（成交）方负责修复或赔偿，并对造成的不良后果负全部责任（包括交通安全）。
五、项目控制价: 本项目控制价为人民币5.2万元（含税），包含所有费用，院方不再支付其他任何费用。
六、报名的资格要求：
1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定应当具备的条件；
2.具有合法有效的企业营业执照。
3.中选（成交）方需与采购人签订保密协议，并与档案员签订保密协议，管理、督促档案员遵守《保密法》，不得泄漏工作中所接触获得的信息，不得外传，不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益。
4、拒绝下述供应商参加本次采购活动:
4.1供应商单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的采购活动；
4.2被“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)或中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人、政府采购严重违法失信行为记录名单的。参加采购活动前三年内无经营活动重大违法记录（报名时提供书面声明或承诺，格式自拟）
5. 本项目不接受联合体投标。
6. 符合法律、行政法规规定的其他条件。
七、响应文件信息：
响应文件一律用A4纸打印，分数正本一份，副本三份，须装订成册并加以密封，加盖公章。 内容需包括响应文件封面（格式自拟），文件目录（格式自拟），江阴市第三人民医院规范化整理服务外包项目报价单，营业执照副本复印件，法定代表人身份证复印件、授权书及委托人身份证、档案盒等需注明所用材料等质量参数（符合有关质量标准）及响应方认为需要提供的相关内容（如有）；以上材料复印件加盖公章。
八、报名与评审：
1、报名
报名时间与方式：2023年11月13日—11月19日期间工作日
上午8:30-11:00下午14:00-16:00
报名资料：营业证照、法定代表人有效的身份证复印件、法定代表人授权委托书（法定代表人报名参与评审的无须提供）、被授权人有效的身份证复印件及资格要求所涉及的相关资料（报名人非法定代表人的，需提供最近连续半年内社保缴费证明材料）（盖章）。
报名地点：江阴市第三人民医院6号楼2楼采购办。联系电话：登录即可免费查看。
2、评审
评审时间：2023年11月20日上午09:00
评审地点：6号楼206室
各响应方现场评审时自带水笔（建议黑色或蓝色）。
如报名满足评审条件，则按上述时间开始评审。请按时到达评审地点等候参加评审，如未能按时参加，则可能视为自动放弃本次采购活动(解释权归属医院方)。
评审方法：根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
九、项目工期：合同签订后立即开展档案工作服务，并于120天内完成。
十、项目服务地点：江阴市第三人民医院中心档案室。
十一、付款方式：完成本项目所有工作内容经验收合格后支付合同总价的90%，余款在审计结束后付清。
江阴市第三人民医院
2023年11月13日
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