亳州市人民政府办公室2017年度文书档案整理及数字化服务邀请招标通告
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| 项目名称 | 省份 | ||
| 业主单位 |
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业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
一、项目名称
亳州市人民政府办公室2017年度文书档案整理及数字化服务项目
二、发标单位
亳州市人民政府办公室
三、本项目采购预算（最高限价）
人民币45000元整
四、资质要求
投标人须提供下列资质文件（提供加盖公章的复印件）。
（一）《企业法人营业执照》《税务登记证》《企业组织机构代码证》或三证合一的营业执照。
（二）《法人代表身份证明书》或《法人代表授权委托书》原件和身份证复印件。
（三）投标人营业执照经营范围须有档案整理或档案数字化服务项目等。
（四）投标人须提供至少两份与亳州市直有关单位签订的档案整理或档案数字化服务合同的业绩证明。
（五）投标人拟投入此项目负责人须具有档案管理师职业资格认证证书或省档案局颁发的档案人员岗前考试合格证书。
五、投标文件及报名时间、地址
（一）投标的内容。
1.根据服务内容和范围作出的投标报价（用档案袋密封）；
2.投标人的相关资质证明材料；
3.服务方案（包括：文书档案整理和数字化加工技术方案、实施方案、保密方案等）；
4.提供投标文件的真实性及按照要求完成服务内容的承诺书。
（二）有关要求。
从招标公告发布之日起，至2019年9月26日17：00时止（北京时间）。投标人须仔细阅读各项目“投标人资质条件和技术要求”，谨慎报名。
报名地址：亳州市人民政府办公室文秘科；
联系人： 何贵勇；
电 话：0558—5555886。
六、开标时间
2019年9月27日下午15:00（北京时间）。根据投标报名实际情况，市政府办公室成立专门评标小组现场开标，对各单位投标文件、报价等内容进行评审，选出中标单位。
详细地址：亳州市政府四楼第二会议室。
七、项目内容
（一）内容及数量。
本次计划完成以上数量的档案数字化工作，包含档案原文数字化，档案条目录入、纠错，档案整理，档案还原装订等主要工作内容，项目全部完成后制作壹套备份数据盘，并将数字化档案数据导入到采购单位档案管理系统中。
（二）项目执行标准。
1.国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；
2.国家档案局DAT31—2005《纸质档案数字化技术规范》；
3.国标DA/T18—1999《档案著录规则》；
4.国家标准GB/T18894—2002《电子文件归档与管理》；
5.国家标准及相关规范。
（三）技术要求。
总体原则：保持档案原貌与原有联系，通过档案数字化，建立完整准确的数字化档案数据，并与现库对接。确保档案数据的准确性和完整性、档案实体的安全和档案信息的保密。
按照国家档案局关于档案归档立卷及档案数字化规定，执行具体技术要求如下：
1.整理及要求。
（1）装订：归档文件以“件”为单位用不锈钢钉装订，较厚文件用三孔一线装订；
（2）分类：根据文件内容，结合具体事由分类，并划分保管期限；
（3）盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、保管期限、年度等；
（4）编号：将同一年度、相同保管期限的档案集中，并按年度编写顺序号；
（5）装盒：所有整理好的档案归档装盒，并完善脊背盒面信息。
2.项目数字化加工及要求。
（1）具体技术要求。
①扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
②扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。
③扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
④图像处理：对扫描的图像文件进行纠偏、去污、图像拼接、裁边等处理，保证扫描图像文件清晰、完整，符合一般阅读习惯；扫描形成的图像文件与实体档案数量相同，且保持准确的对应关系。扫描图像无杂质、黑边、黑线等，图像质量符合档案数字化标准规范要求。
⑤扫描时要保证档案资料的载体安全，如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果；对于纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的原件，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
⑥必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象；
⑦扫描内容完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；
⑧对于同一份档案，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页；
⑨在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象；
⑩对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便；
扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确；
档案著录：按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录。
进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏；日期具体到年月日；目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录；各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录；在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一（如日期格式，文号格式等、机构等），严禁出现格式不同的情况；题名著录要求：对不符合题名著录的，必须进行修改完善。
（2）数据存储。
扫描图像数据采用PDF格式存储，压缩品质“中”级。
（3）数据备份。
交备份数据壹套用移动硬盘存贮。
（4）数据挂接。
数据需完整并及时转换至亳州市人民政府办公室档案管理应用系统。做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。
（5）图像质量要求。
①图像处理时首先要检查电子文件的年度、保管期限、件号等信息与实物档案文件是否相对应，若不对应，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。
②图像处理时要仔细检查每页图像的页码是否准确、保证页码清晰、无漏失、不错页等。
③图像处理必须保持原文大小，对污损部分只可修复，不得裁剪。
④对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
⑥对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。
⑦处理完成后的图片应清晰可见，颜色适中。
（6）图像数据质量检查。
①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成品库中的数据允许的倾斜度不得大于±2°。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象；确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。
③发现原件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。
④发现扫描图像的排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。
⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
⑥纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对于个别歪斜度较大的页面需要采用手动纠偏进要严格注意电子文件的案卷号与档案卷皮上的案卷号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。
⑦去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。去污时，只去除图片上非档案本身内容，即图像周边的黑边、噪点、污点等杜绝把文字内容与正确的页码或其他有价值的原信息清除掉，处理过程中应遵循维持和展现原件原貌的原则。
⑧图像拼接。对大幅面纸质档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
⑨裁边处理。图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
八、定标原则
满足资质、采购需求质量和服务，且报价最低的确定为中标人。如果出现两个以上相同的最低报价，则根据资质、服务对象业绩评价等因素确定中标人。如中标人因不可抗力或者自身原因不能签订或履行合同的，第二名同意按第一名价格执行，则顺延至第二名；若第二名不同意按第一名的价格执行，则顺延至第三名，依次类推。
九、验收
以亳州市档案馆进馆标准进行验收。
十、交付时间
2019年11月底前。
十一、付款方式
档案整理完毕，经亳州市档案馆验收合格后无质量问题，15个工作日内支付总货款。
亳州市人民政府办公室2017年度文书档案整理及数字化服务项目
二、发标单位
亳州市人民政府办公室
三、本项目采购预算（最高限价）
人民币45000元整
四、资质要求
投标人须提供下列资质文件（提供加盖公章的复印件）。
（一）《企业法人营业执照》《税务登记证》《企业组织机构代码证》或三证合一的营业执照。
（二）《法人代表身份证明书》或《法人代表授权委托书》原件和身份证复印件。
（三）投标人营业执照经营范围须有档案整理或档案数字化服务项目等。
（四）投标人须提供至少两份与亳州市直有关单位签订的档案整理或档案数字化服务合同的业绩证明。
（五）投标人拟投入此项目负责人须具有档案管理师职业资格认证证书或省档案局颁发的档案人员岗前考试合格证书。
五、投标文件及报名时间、地址
（一）投标的内容。
1.根据服务内容和范围作出的投标报价（用档案袋密封）；
2.投标人的相关资质证明材料；
3.服务方案（包括：文书档案整理和数字化加工技术方案、实施方案、保密方案等）；
4.提供投标文件的真实性及按照要求完成服务内容的承诺书。
（二）有关要求。
从招标公告发布之日起，至2019年9月26日17：00时止（北京时间）。投标人须仔细阅读各项目“投标人资质条件和技术要求”，谨慎报名。
报名地址：亳州市人民政府办公室文秘科；
联系人： 何贵勇；
电 话：0558—5555886。
六、开标时间
2019年9月27日下午15:00（北京时间）。根据投标报名实际情况，市政府办公室成立专门评标小组现场开标，对各单位投标文件、报价等内容进行评审，选出中标单位。
详细地址：亳州市政府四楼第二会议室。
七、项目内容
（一）内容及数量。
项目名称 | 数量 | 单位 | 报价 | 备注 |
文书档案整理 | 6600 | 件 | 1.项目根据实际加工数量据实结算，1*A3折合2*A4幅面结算。 2.档案管理软件须与市档案馆要求相匹配。 | |
文书档案扫描（数字化） | 30000 | 页 | ||
文书档案著录 | 6600 | 条 | ||
档案存储硬盘 | 1 | 个 | ||
档案管理软件 | 1 | 套 | ||
注：整理扫描录入数量以据实结算为准。 | ||||
本次计划完成以上数量的档案数字化工作，包含档案原文数字化，档案条目录入、纠错，档案整理，档案还原装订等主要工作内容，项目全部完成后制作壹套备份数据盘，并将数字化档案数据导入到采购单位档案管理系统中。
（二）项目执行标准。
1.国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；
2.国家档案局DAT31—2005《纸质档案数字化技术规范》；
3.国标DA/T18—1999《档案著录规则》；
4.国家标准GB/T18894—2002《电子文件归档与管理》；
5.国家标准及相关规范。
（三）技术要求。
总体原则：保持档案原貌与原有联系，通过档案数字化，建立完整准确的数字化档案数据，并与现库对接。确保档案数据的准确性和完整性、档案实体的安全和档案信息的保密。
按照国家档案局关于档案归档立卷及档案数字化规定，执行具体技术要求如下：
1.整理及要求。
（1）装订：归档文件以“件”为单位用不锈钢钉装订，较厚文件用三孔一线装订；
（2）分类：根据文件内容，结合具体事由分类，并划分保管期限；
（3）盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、保管期限、年度等；
（4）编号：将同一年度、相同保管期限的档案集中，并按年度编写顺序号；
（5）装盒：所有整理好的档案归档装盒，并完善脊背盒面信息。
2.项目数字化加工及要求。
（1）具体技术要求。
①扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
②扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。
③扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
④图像处理：对扫描的图像文件进行纠偏、去污、图像拼接、裁边等处理，保证扫描图像文件清晰、完整，符合一般阅读习惯；扫描形成的图像文件与实体档案数量相同，且保持准确的对应关系。扫描图像无杂质、黑边、黑线等，图像质量符合档案数字化标准规范要求。
⑤扫描时要保证档案资料的载体安全，如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果；对于纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的原件，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
⑥必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象；
⑦扫描内容完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；
⑧对于同一份档案，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页；
⑨在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象；
⑩对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便；
扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确；
档案著录：按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录。
进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏；日期具体到年月日；目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录；各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录；在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一（如日期格式，文号格式等、机构等），严禁出现格式不同的情况；题名著录要求：对不符合题名著录的，必须进行修改完善。
（2）数据存储。
扫描图像数据采用PDF格式存储，压缩品质“中”级。
（3）数据备份。
交备份数据壹套用移动硬盘存贮。
（4）数据挂接。
数据需完整并及时转换至亳州市人民政府办公室档案管理应用系统。做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。
（5）图像质量要求。
①图像处理时首先要检查电子文件的年度、保管期限、件号等信息与实物档案文件是否相对应，若不对应，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。
②图像处理时要仔细检查每页图像的页码是否准确、保证页码清晰、无漏失、不错页等。
③图像处理必须保持原文大小，对污损部分只可修复，不得裁剪。
④对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
⑥对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。
⑦处理完成后的图片应清晰可见，颜色适中。
（6）图像数据质量检查。
①对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成品库中的数据允许的倾斜度不得大于±2°。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
②由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象；确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。
③发现原件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。
④发现扫描图像的排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。
⑤认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
⑥纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对于个别歪斜度较大的页面需要采用手动纠偏进要严格注意电子文件的案卷号与档案卷皮上的案卷号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。
⑦去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。去污时，只去除图片上非档案本身内容，即图像周边的黑边、噪点、污点等杜绝把文字内容与正确的页码或其他有价值的原信息清除掉，处理过程中应遵循维持和展现原件原貌的原则。
⑧图像拼接。对大幅面纸质档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
⑨裁边处理。图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
八、定标原则
满足资质、采购需求质量和服务，且报价最低的确定为中标人。如果出现两个以上相同的最低报价，则根据资质、服务对象业绩评价等因素确定中标人。如中标人因不可抗力或者自身原因不能签订或履行合同的，第二名同意按第一名价格执行，则顺延至第二名；若第二名不同意按第一名的价格执行，则顺延至第三名，依次类推。
九、验收
以亳州市档案馆进馆标准进行验收。
十、交付时间
2019年11月底前。
十一、付款方式
档案整理完毕，经亳州市档案馆验收合格后无质量问题，15个工作日内支付总货款。
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