河北省档案馆数字档案馆建设项目数字档案资源建设项目-档案数字化质检监理项目采购任务书
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| 项目名称 | 省份 | ||
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业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
一、项目名称
河北省档案馆数字档案资源建设项目数字档案资源建设项目档案数字化质检监理项目
二、项目概况
本次采购项目内容为河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）馆藏档案数字化的质检及监理服务。该项目需对约358万页（A4）数字化扫描成果进行质检，具体为：质检前馆馆藏民国档案数字化约70万页（A4），现行档案数字化约178万页（A4）；质检后库馆藏现行档案数字化约110万页（A4）。协助省馆对数字化扫描加工全过程进行监督检查，提供监理服务。
三、预算资金
本项目预算为35.8万元，投标人投标报价超过预算的为无效投标。
四、服务内容及要求
（一）技术要求
1.作业环境及设备要求
中标方需提供质检监理实施过程中所需的全部设备及各类耗材、办公用品。设备进入工作场所，必须由采购方全面检查，封闭设备的输入、输出接口，安装保密机箱后方可入场使用，项目结束后须将项目涉及的电脑硬盘、移动硬盘、光盘等具有存储功能的设备全部移交采购方。未经许可不得擅自接入导出、导入设备。因数据迁移、临时备份等工作需要，使用输入输出接口时，须经采购方批准、登记，并现场全程监督实施，实施完毕应封闭接口。
在用电过程中的安全、消防等责任由中标方自负，发生事故造成的人员伤亡、财产损失由中标方承担赔偿责任。
2.服务要求
（1）项目总控要求
中标方对项目进度实施总控，审核加工方实施计划，确认加工方的质控和进度计划；跟踪检查合同的执行情况，确认加工方按要求履约，对合同工期的延误和延期进行了解和说明，并采取必要措施；对加工方提出的付款申请，提供加工质量和加工数量佐证。
（2）质量控制要求
中标方对加工环节做到全过程实时监督检查，具体包括：档案出库、数字化前处理、目录著录、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收、档案装订、档案实体检查、档案入库等全部工作环节，尤其要保证扫描数据、挂接数据的质量。依据有关标准规范和文件要求，对加工方报送的图像数据和实体档案等进行质量检查，最低工作量为358万页（A4），质检后合格率需达到100%，图像数据和纸质实体档案的检查以A4页为单位，整理著录检查以条为单位。
档案数字化扫描及整理著录要符合《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《河北省档案馆档案数字化副本接收办法（试行）》、《河北省档案馆档案数字化工作指南》等相关标准规范要求。
档案实体检查：档案实体材料是否完整；档案盒与案卷是否一致；档案实体的信息是否正确；档案纸张是否完好；档案实体页数是否与目录页数相符；档案是否有漏去钉、装订漏页现象。
图像质量检查：逐页检查图像质量是否符合标准；图像是否符合档案原貌、完整、文字清晰；有无漏扫、重扫、多扫等情况；对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查。
图像与实物档案的匹配检查：图像与实物档案是否匹配；图像与实物档案文件顺序是否一致；图像与实物总页数是否一致，图像有无漏页。
目录著录检查：著录题名、责任者、日期、档号、页号、密级、控制符等是否完整准确，有无著录错误；档案页数、著录顺序是否正确。
数据挂接准确性检查：卷内目录与图像挂接是否准确；图片命名和存储格式是否正确；已挂接图像与实际扫描数量是否一致；图像是否能正常打开。
（3）进度控制要求
中标方对加工方在项目上投入的资源是否充足、人员素质是否达到基本要求进行审核，并督促加工方采取适当措施，保证项目进度的可控。中标方依据采购方制定的工作计划对加工方全程实施动态监督、每周考核，并按期同步完成数字化质检工作，如加工方未能按照合同要求完成工作进度，应及时介入干预，分析原因，提出整改意见，制定应急预案报请采购方同意后予以实施。
（4）项目安全管理要求
中标方协助采购方对项目实施过程保密安全实行全过程管理，对加工方设备、场所进行安全巡检、对加工人员纪律进行检查，监督项目实施过程中的数据、档案实体安全，督促实施方建立完善的安全保障机制。
（5）项目信息管理与项目文档的管理
中标方及时向采购方反馈项目进展的信息，建立项目文档收集归档制度，并督促加工方也建立执行相应的制度，沟通采购方与加工方，转发采购方的通知要求。中标方应负责建设项目月报（包括反映数字化需求处理情况）、周报及项目大事记；项目协调会、技术研讨会等各类会议的纪要；阶段性项目总结、阶段性项目监理总结、各类监理通知。
（6）项目会议制度与组织协调
中标方按采购方的要求，组织采购方、加工方召开协调会、各阶段会议，并形成会议纪要。组织相应的协调会议、各阶段会议。建立畅通的沟通平台和沟通渠道，采取有效措施使项目信息在有关各方之间保持顺畅流通，积极协调项目各方之间的关系，推动项目实施过程中问题的解决；确立项目安全监督的工作目标。
3.安全保障要求
须严格遵守《中华人民共和国档案法》、采购方的保密规定及相关规章制度。所有工作必须在采购方指定的场所内进行，确保场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。
须与采购方签订保密协议，同时应做到：
（1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育，并将个人简历（附身份证复印件）交采购方备案。
（2）建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为，严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
（3）不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标方不得丢失、损毁档案，档案资料不得错放卷、盒。由于中标方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标方承担一切责任。
（4）不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。
（5）工作现场要布置协调、整齐，工作区域管理有序。工作人员须遵守采购方各项规章制度，保持工作场所干净、整洁。
（6）工作现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购方项目管理人员办理相关手续后方可进行。
（7）项目完成后，双方对本项目的技术情报和数据资料均须承担保密责任。
（8）落实项目实施现场卫生检查、文明加工检查以及产品保护工作。
（9）参与安全保密监控录像的整理、调阅工作。
（10）做好节假日及每日下班前加工场所内设备的安全检查工作。
（二）商务要求
1.投标报价
（1）本项目预算为35.8万元，以单价报价，投标人投标报价超过预算的为无效投标。
（2）最高限价为0.1元/页，投标人所报单价不得高于最高限价。
（3）最低质检数量为约358万页（A4），报价低于358万页（A4）为无效投标，最终金额按照中标单价据实结算。
2.实施地点
（1）河北省档案馆前馆（地址：石家庄市桥西区师范街80号）
（2）河北省档案馆后库（地址：石家庄市平山县北冶乡唐家会村）
3.服务期限
自合同签订之日起至档案数字化项目完成验收。
4.项目组织管理要求
项目组织管理包括但不限于以下内容：（1）组织结构、设备管理、人员配置及管理机制。（2）项目经理（1人）、项目驻场负责人（2人）、姓名、职位、职称，曾负责过的类似项目情况。（3）计算机专业技术人员（不少于2人）、小组长（业务骨干）（不少于3人）的身份证、劳动（聘用）合同、六个月以上社保证明、专业职称证书、大专以上毕业证书等资料。项目经理在项目实施中全程驻场。参与本项目的所有人员（含项目管理人员）确定后人员不得随意调整，如需调整，应经采购方同意并提供情况说明。中标方所派遣项目各岗位人员必须与标书上提供的人员一致。
中标方在合同约定的时间内，到采购方指定地点开展数字化监理服务，以保证项目顺利实施。档案数字化工作时间为法定工作日，工作时间参照采购方工作时间。法定节假日一般不安排加班。因省档案馆后库地理位置和交通等因素，工作生活环境相对封闭，可以适当延长工作时间。
5.售后服务
提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式的技术支持服务，全方位响应需求。
售后服务期限：项目验收合格之日起，提供一年免费售后服务。
售后服务响应时间：接到采购方电话后1小时内响应，2小时内上门服务，7×24小时电话支持。
售后服务问题解决时限：一般问题在2小时内解决，严重问题及时提出采购方可接受的解决方案和服务承诺。
6.资格条件
投标人须提供：法定代表人身份证明书、授权委托书；营业执照等证明文件；财务状况报告；依法缴纳税收证明材料；依法缴纳社会保障资金证明材料；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料；参与采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；信用记录查询结果；服务业绩证明等。以上资料需加盖公章。
7.实力
国家秘密载体印制资质证书（类别：涉密档案数字化加工）、ISO9001质量管理体系认证证书、ISO45001职业健康安全管理体系认证证书、ISO27001信息安全管理体系认证证书、档案数字化成果检测系统著作权登记证书等。
（三）其他事项
1.本项目采购任务书中涉及的全部服务所发生的一切费用均包含在投标报价中，以实际完成的项目内容作为决算依据。
2.中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，招标人可以按照中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人。
3.中标人如果不按规定与采购方签订合同或者签订合同后不履行其投标承诺或者其他由于中标人自身原因造成无法履行合同的，均视为中标人违约，采购方将取消其中标资格，如果已经签订合同则合同自动解除，且中标人还要负担相应的法律责任，给采购方造成损失的，还要进行赔偿。
五、响应文件的递交
有意参与者，根据本任务书编制响应文件并于2024年3月6日中午12时前（以收件时间为准），通过邮寄或上门交件的方式递交响应文件，响应文件应胶装成册，未作密封加盖公章处理和逾期送达的文件资料将视为无效。
经择优筛选后，我馆（办）将主动联系符合条件的公司洽谈，未被选用公司不再通知，材料恕不退回。
联系人：寇嘉伟
联系电话：0311-87903865
联系地址：石家庄市桥西区中山西路469号河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）2号楼819室
河北省档案馆
（河北省地方志编纂委员会办公室）
2024年2月26日
河北省档案馆数字档案资源建设项目数字档案资源建设项目档案数字化质检监理项目
二、项目概况
本次采购项目内容为河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）馆藏档案数字化的质检及监理服务。该项目需对约358万页（A4）数字化扫描成果进行质检，具体为：质检前馆馆藏民国档案数字化约70万页（A4），现行档案数字化约178万页（A4）；质检后库馆藏现行档案数字化约110万页（A4）。协助省馆对数字化扫描加工全过程进行监督检查，提供监理服务。
三、预算资金
本项目预算为35.8万元，投标人投标报价超过预算的为无效投标。
四、服务内容及要求
（一）技术要求
1.作业环境及设备要求
中标方需提供质检监理实施过程中所需的全部设备及各类耗材、办公用品。设备进入工作场所，必须由采购方全面检查，封闭设备的输入、输出接口，安装保密机箱后方可入场使用，项目结束后须将项目涉及的电脑硬盘、移动硬盘、光盘等具有存储功能的设备全部移交采购方。未经许可不得擅自接入导出、导入设备。因数据迁移、临时备份等工作需要，使用输入输出接口时，须经采购方批准、登记，并现场全程监督实施，实施完毕应封闭接口。
在用电过程中的安全、消防等责任由中标方自负，发生事故造成的人员伤亡、财产损失由中标方承担赔偿责任。
2.服务要求
（1）项目总控要求
中标方对项目进度实施总控，审核加工方实施计划，确认加工方的质控和进度计划；跟踪检查合同的执行情况，确认加工方按要求履约，对合同工期的延误和延期进行了解和说明，并采取必要措施；对加工方提出的付款申请，提供加工质量和加工数量佐证。
（2）质量控制要求
中标方对加工环节做到全过程实时监督检查，具体包括：档案出库、数字化前处理、目录著录、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收、档案装订、档案实体检查、档案入库等全部工作环节，尤其要保证扫描数据、挂接数据的质量。依据有关标准规范和文件要求，对加工方报送的图像数据和实体档案等进行质量检查，最低工作量为358万页（A4），质检后合格率需达到100%，图像数据和纸质实体档案的检查以A4页为单位，整理著录检查以条为单位。
档案数字化扫描及整理著录要符合《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《河北省档案馆档案数字化副本接收办法（试行）》、《河北省档案馆档案数字化工作指南》等相关标准规范要求。
档案实体检查：档案实体材料是否完整；档案盒与案卷是否一致；档案实体的信息是否正确；档案纸张是否完好；档案实体页数是否与目录页数相符；档案是否有漏去钉、装订漏页现象。
图像质量检查：逐页检查图像质量是否符合标准；图像是否符合档案原貌、完整、文字清晰；有无漏扫、重扫、多扫等情况；对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查。
图像与实物档案的匹配检查：图像与实物档案是否匹配；图像与实物档案文件顺序是否一致；图像与实物总页数是否一致，图像有无漏页。
目录著录检查：著录题名、责任者、日期、档号、页号、密级、控制符等是否完整准确，有无著录错误；档案页数、著录顺序是否正确。
数据挂接准确性检查：卷内目录与图像挂接是否准确；图片命名和存储格式是否正确；已挂接图像与实际扫描数量是否一致；图像是否能正常打开。
（3）进度控制要求
中标方对加工方在项目上投入的资源是否充足、人员素质是否达到基本要求进行审核，并督促加工方采取适当措施，保证项目进度的可控。中标方依据采购方制定的工作计划对加工方全程实施动态监督、每周考核，并按期同步完成数字化质检工作，如加工方未能按照合同要求完成工作进度，应及时介入干预，分析原因，提出整改意见，制定应急预案报请采购方同意后予以实施。
（4）项目安全管理要求
中标方协助采购方对项目实施过程保密安全实行全过程管理，对加工方设备、场所进行安全巡检、对加工人员纪律进行检查，监督项目实施过程中的数据、档案实体安全，督促实施方建立完善的安全保障机制。
（5）项目信息管理与项目文档的管理
中标方及时向采购方反馈项目进展的信息，建立项目文档收集归档制度，并督促加工方也建立执行相应的制度，沟通采购方与加工方，转发采购方的通知要求。中标方应负责建设项目月报（包括反映数字化需求处理情况）、周报及项目大事记；项目协调会、技术研讨会等各类会议的纪要；阶段性项目总结、阶段性项目监理总结、各类监理通知。
（6）项目会议制度与组织协调
中标方按采购方的要求，组织采购方、加工方召开协调会、各阶段会议，并形成会议纪要。组织相应的协调会议、各阶段会议。建立畅通的沟通平台和沟通渠道，采取有效措施使项目信息在有关各方之间保持顺畅流通，积极协调项目各方之间的关系，推动项目实施过程中问题的解决；确立项目安全监督的工作目标。
3.安全保障要求
须严格遵守《中华人民共和国档案法》、采购方的保密规定及相关规章制度。所有工作必须在采购方指定的场所内进行，确保场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。
须与采购方签订保密协议，同时应做到：
（1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育，并将个人简历（附身份证复印件）交采购方备案。
（2）建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为，严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
（3）不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标方不得丢失、损毁档案，档案资料不得错放卷、盒。由于中标方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标方承担一切责任。
（4）不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。
（5）工作现场要布置协调、整齐，工作区域管理有序。工作人员须遵守采购方各项规章制度，保持工作场所干净、整洁。
（6）工作现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购方项目管理人员办理相关手续后方可进行。
（7）项目完成后，双方对本项目的技术情报和数据资料均须承担保密责任。
（8）落实项目实施现场卫生检查、文明加工检查以及产品保护工作。
（9）参与安全保密监控录像的整理、调阅工作。
（10）做好节假日及每日下班前加工场所内设备的安全检查工作。
（二）商务要求
1.投标报价
（1）本项目预算为35.8万元，以单价报价，投标人投标报价超过预算的为无效投标。
（2）最高限价为0.1元/页，投标人所报单价不得高于最高限价。
（3）最低质检数量为约358万页（A4），报价低于358万页（A4）为无效投标，最终金额按照中标单价据实结算。
2.实施地点
（1）河北省档案馆前馆（地址：石家庄市桥西区师范街80号）
（2）河北省档案馆后库（地址：石家庄市平山县北冶乡唐家会村）
3.服务期限
自合同签订之日起至档案数字化项目完成验收。
4.项目组织管理要求
项目组织管理包括但不限于以下内容：（1）组织结构、设备管理、人员配置及管理机制。（2）项目经理（1人）、项目驻场负责人（2人）、姓名、职位、职称，曾负责过的类似项目情况。（3）计算机专业技术人员（不少于2人）、小组长（业务骨干）（不少于3人）的身份证、劳动（聘用）合同、六个月以上社保证明、专业职称证书、大专以上毕业证书等资料。项目经理在项目实施中全程驻场。参与本项目的所有人员（含项目管理人员）确定后人员不得随意调整，如需调整，应经采购方同意并提供情况说明。中标方所派遣项目各岗位人员必须与标书上提供的人员一致。
中标方在合同约定的时间内，到采购方指定地点开展数字化监理服务，以保证项目顺利实施。档案数字化工作时间为法定工作日，工作时间参照采购方工作时间。法定节假日一般不安排加班。因省档案馆后库地理位置和交通等因素，工作生活环境相对封闭，可以适当延长工作时间。
5.售后服务
提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式的技术支持服务，全方位响应需求。
售后服务期限：项目验收合格之日起，提供一年免费售后服务。
售后服务响应时间：接到采购方电话后1小时内响应，2小时内上门服务，7×24小时电话支持。
售后服务问题解决时限：一般问题在2小时内解决，严重问题及时提出采购方可接受的解决方案和服务承诺。
6.资格条件
投标人须提供：法定代表人身份证明书、授权委托书；营业执照等证明文件；财务状况报告；依法缴纳税收证明材料；依法缴纳社会保障资金证明材料；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料；参与采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；信用记录查询结果；服务业绩证明等。以上资料需加盖公章。
7.实力
国家秘密载体印制资质证书（类别：涉密档案数字化加工）、ISO9001质量管理体系认证证书、ISO45001职业健康安全管理体系认证证书、ISO27001信息安全管理体系认证证书、档案数字化成果检测系统著作权登记证书等。
（三）其他事项
1.本项目采购任务书中涉及的全部服务所发生的一切费用均包含在投标报价中，以实际完成的项目内容作为决算依据。
2.中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，招标人可以按照中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人。
3.中标人如果不按规定与采购方签订合同或者签订合同后不履行其投标承诺或者其他由于中标人自身原因造成无法履行合同的，均视为中标人违约，采购方将取消其中标资格，如果已经签订合同则合同自动解除，且中标人还要负担相应的法律责任，给采购方造成损失的，还要进行赔偿。
五、响应文件的递交
有意参与者，根据本任务书编制响应文件并于2024年3月6日中午12时前（以收件时间为准），通过邮寄或上门交件的方式递交响应文件，响应文件应胶装成册，未作密封加盖公章处理和逾期送达的文件资料将视为无效。
经择优筛选后，我馆（办）将主动联系符合条件的公司洽谈，未被选用公司不再通知，材料恕不退回。
联系人：寇嘉伟
联系电话：0311-87903865
联系地址：石家庄市桥西区中山西路469号河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）2号楼819室
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