长沙市城市建设档案馆长沙市城建档案馆工程竣工档案整理及数字化加工服务采购合同公告
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政府采购合同编号：CSCG-CS-202305170041-1 采购人（全称）： 长沙市城市建设档案馆 （甲方） 中标（成交）供应商（全称）： 湖南汇成档案管理有限公司 （乙方） 为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。采购人与中标（成交）供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。 1.项目管理信息 （1）采购方式： 竞争性磋商 （2）项目名称： 长沙市城建档案馆工程竣工档案整理及数字化加工服务采购 （3）采购计划编号： CSCG-202305170041 2.合同标的及金额
合同标的及金额明细： 工程竣工档案整理及数字化加工服务费：89.2元/卷，按实结算，总价不超过150万元。（服务期6个月，包含整理及数字化服务费、场地租赁费等其他费用） 3.履行期限及地点和方式 3.1 履行期限： 2023-06-30 —— 2023-12-29 3.2 履行地点：采购人指定地点。 3.3 履行方式：（合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等）： 乙方在签订合同后5个工作日内，提供完整的做字化加工方案，制订完善的数字化操作规范，将档案数字化所在加工软硬件和相关材料、工作人员等进驻到扫描加工场地，并开始扫描加工工作。在签订合同6个月内完成合同内的16820卷档案，并通过甲方的验收。 4.结算方式 4.1 资金支付方式： 第1次分期支付金额为450000元,所占总合同金额百分之30,说明:预付款 第2次分期支付金额为300000元,所占总合同金额百分之20,说明:进度款：三个月内完成不少于8410卷档案 第3次分期支付金额为750000元,所占总合同金额百分之50,说明:尾款,该期为履约验收期 4.2 收款账户： 中国银行星沙汽配城支行(湖南汇成档案管理有限公司:606769835053) 4.3 对中小微企业及时支付的约定：自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；采购人拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。 5.合同履约验收方式及要求：甲方在收到乙方交付的货物（服务）后按如下方式进行验收 5.1 验收程序 采用 一般程序验收 5.2 质量要求 （一）整理分卷 （1）排序与整理所有工程文件按长沙市建设工程档案验收清单内容排序，并进行修裱、托裱、平整、去钉等整理工作。应剔除文件上原有的金属物；但已经印刷成册的工程文件宜保持原状；对破损文件予以修裱；幅面过小的文件如产品合格证等应以A4纸进行托裱；幅面过大（大于A4）的文件按图纸式样折叠；图纸按照国家规范要求折叠为A4幅面规格，不打孔不装订，按照图号顺序排列。 （2）分卷与编页码文件材料按180-230页分卷，图纸按10-20张分卷。用铅笔编页码。卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。漏码采用加码方式处理，如55页后漏了3页55+1,55+2，55+3，并在备注栏注明。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （二）著录扫描 工程信息著录内容、扫描文件命名及组织结构按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。 （1）工程信息著录打开工程信息著录表单，著录工程号、工程名称、工程地点、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、勘察单位、规划许可证号、施工许可证号、开工日期、竣工日期、工程造价、用地面积、总卷数、著录人、著录时间等信息。 （2）单位工程信息著录打开单位工程信息著录表单，著录单位工程号、单位工程名称、结构类型、使用性质等信息。 （3）案卷信息著录打开案卷信息著录表单，著录案卷编号、案卷题名、编制时间、保管期限、密级、页数等信息。案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，编制单位填写案卷内文件材料及图纸形成单位或主要责任者，一般为，建设单位的前期文件材料为建设单位，其他施工技术文件材料为施工单位。编制日期填写案卷内文件材料的形成的日期，施工技术文件材料、竣工图编制日期一般统一填写工程竣工验收日期。保管期限和密级依据划定的保管期限和保密规定填写，一般为秘密。保管期限为永久。著录完成后，用案卷封面模板打印出该卷软封面，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。 （4）卷内目录著录打开卷内目录著录表单，著录序号、文件编号、文件材料题名、日期、页次等信息，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。每卷著录完成后，用卷内目录模板和备考表模板分别打印出该卷目录和备考表，卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在该卷最后。5.文件扫描所有A0幅面以内（包括A0幅面）的文件要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。扫描的文件格式、分辨率、扫描质量按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。扫描完成后，应对图片进行修饰，主要包括去黑边、纠偏等。 （三）组卷装盒 档案应采用国家标准卷盒,不得使用非国家标准卷盒，文件材料和图纸卷盒原则上采用3cm规格，较厚的成册文件材料和图纸可采用4cm或5cm规格。一卷整理好的工程档案应包含案卷盒、案卷盒封面、案卷盒背脊、案卷软封面、卷内目录、文件材料及图纸、备考表。 （1）组卷顺序卷内材料排列顺序依次为： ①案卷软封面 ②卷内目录 ③文件材料及图纸 ④备考表 （2）装盒顺序 ①把卷内材料装入3cm标准档案盒。 ②打印出档案盒封面贴页，并粘贴。 ③打印出档案盒背脊，并粘贴。 （四）数据挂接 数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库。在甲方配合下，中标供应商借助相应软件，实现批量、快速挂接。 ①通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。 ②确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同。 5.3 验收要求和验收标准 本项目验收工作由乙方申请，甲方区分阶段验收和项目整体验收组织实施。验收完成后，由甲方出具经指定负责人签字并加盖甲方公章的验收意见。 （1）乙方在项目的实施过程中始终提供1人（具备相当计算机办公软件应用能力，熟悉档案专业知识）协助甲方进行认真的检查验收。 （2）阶段验收：甲方组织自身技术力量，以建设项目为单位对乙方提交的数字化成果进行验收，出具验收意见。 （3）整体验收：本项目工作全部完成时，甲方外请相关行业专家和自身技术力量共同成立项目验收组，对本项目阶段验收的成果进行抽检，对本项目所有工作再进行一次整体验收。 （4）项目须在合同完成期限前通过合格验收，每延迟一天将对乙方处以项目全部费用0.03％（万分之三）的罚款。 （5）如合同期限满后不能通过验收的，视为乙方违约。 （6）在验收中检出的错误，乙方及时、无偿予以纠正并再次提交甲方验收。 6.甲乙双方的权利与义务 6.1甲方需提供明确的工作要求，向乙方介绍，解释整理概况、整理内容等相关的基本情况，同时及时向乙方提供完整的档案资料及咨询等配合工作；甲方需及时对乙方提出的问题进行反馈。 6.2甲方指派专人负责本项目的协调工作，有权对乙方的工作进行全程跟踪监督检查。 6.3乙方需严格按照本合同约定和甲方要求开展工作自觉接受甲方的监督检查，并对整理质量负责。 6.4乙方委派专业人员进入整理场所工作，负责监督、约束工作人员的工作行为。同时乙方需按照合同和甲方要求，及时提交各项成果。 6.5乙方严格执行保密制度，杜绝泄密事故发生。对工作期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，乙方应承担相应责任。 6.6保密责任： （1）中标供应商须提供工作人员的相关简历，身份证复印件，确保人员身份安全。 （2）中标供应商的工作人员在采购人现场工作时不得使用个人U盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和采购人有关负责人核实用指定设备拷贝。 （3）中标供应商在进入采购人现场后所使用计算机必须编号登记，有采购人控制不允许介入互联网。 （4）项目实施期间，若由于中标供应商原因发生信息泄露情况，视为中标供应商违约。 6.7质量服务承诺： （1）本项目正式交付使用后，为采购人提供为期一年期质保期。 （2）质保期内提供免费的技术支持、故障解决等服务，确保项目顺畅运行。 7.违约责任 7.1 对中小微企业未及时支付的违约责任约定：采购人不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。 7.2 如中标（成交）供应商系中小微企业，采购人存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息5%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。 7.3 甲方不得以行政区划调整、政府换届、机构或者职能调整以及相关责任人更替等为由违约毁约。因国家利益、社会公共利益需要改变政策承诺、合同约定的，应当依照法定权限和程序进行，并依法对乙方因此受到的损失予以补偿。 7.4乙方在加工服务过程中违反保密法规及甲方相关保密规定，对甲方造成损失，按照相关法律、法规追究乙方及当事人的经济责任和相关法律责任。 7.5甲方或乙方违反本服务合同约定给对方造成损失的，由违约方承担经济赔偿责任。 7.6若乙方无法在约定时间内完成既定工作量，且乙方未能提出合理的解释，每逾期一日，乙方应当按照本合同费用总额的万分之三向甲方支付违约金。上述违约金款项甲方有权从支付乙方的服务费中直接扣除；乙方应赔偿甲方因此而受到的损失。 8.解决争议的方法 首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷： 向甲方所在地人民法院提起诉讼。 9.组成合同的文件 合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释： （1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议 （2）中标或成交通知书 （3） 响应文件 （4）政府采购合同格式条款及其附件 （5）专用合同条款（如果有） （6）通用合同条款（如果有） （7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有） （8）其他合同文件。 10.合同生效 本合同自 合同签订之日起 生效 11.其他条款 11.1合同的变更 (1)在合同履行过程中，甲、乙双方可就合同履行的时间、地点和方式等协商进行变更。协商一致后，双方应签订书面的补充协议。 (2)在不改变合同其他条款的前提下，甲方有权在合同价款百分之十的范围内追加与合同标的相同的货物或服务，并就此与乙方签订补充合同，乙方不得拒绝。 (3)除双方签署书面协议，并成为合同不可分割的一部分外，本合同条件不得有任何变更。 11.2合同中止与终止 (1)合同的中止 ①合同在履行过程中，因采购计划调整，甲方可以要求中止履行，待计划确定后继续履行。 ②合同履行过程中因供应商就采购过程或结果提起投诉的，甲方认为有必要或财政部门责令中止的，应当中止合同的履行。 (2)合同的终止 ①合同因有效期限届满而终止。 ②乙方未能依照本合同约定条件履行合同，已构成根本性违约的，甲方有权终止本合同，并追究乙方的违约责任。 ③如果乙方丧失履约能力或被宣告破产，甲方可在任何时候以书面形式通知乙方终止合同而不给乙方补偿。 ④如果乙方在履行合同过程中有不正当竞争行为，甲方有权解除合同，并按《中华人民共和国反不正当竞争法》规定由有关部门追究其法律责任。 ⑤如果合同的履行将损害国家利益或社会公共利益，甲方有权终止合同的履行，给乙方造成损失的予以相应补偿。 11.3合同转让和分包 (1)乙方不得以任何形式将合同转包。 (2)乙方未在响应文件中说明，且未经甲方书面同意，乙方不得将合同的主体、关键性工作分包给他人。 (3)根据政府采购支持中小企业发展政策规定，经甲方同意，获得政府采购合同的大型企业可依法向中小企业分包。 11.4不可抗力 (1)不可抗力是指合同双方不可预见、不可避免、不可克服的自然灾害和社会事件。 (2)任何一方对由于不可抗力造成的部分或全部不能履行合同不承担违约责任。但迟延履行后发生不可抗力的，不能免除责任。 (3)遇有不可抗力的一方，应在三日内将事件的情况以书面形式通知另一方，并在事件发生后十日内，向另一方提交合同不能履行或部分不能履行或需要延期履行理由的报告。 11.5保密义务 甲乙双方同意，双方对本合同的所有相关内容及其在履行本合同的过程中所获知的所有尚未公开的文件、资料、信息(包括但不限于生产，经营、管理、科研、技术、营销、发展规划等方面)(以下简称“秘密信息”)均负有保密义务。 11.6法律适用 本合同适用中华人民共和国现行法律、行政法规和规章，如合同条款与法律、行政法规和规章不一致的，按照法律、行政法规和规章修改本合同。 11.7通知 (1)本合同一方给另一方的通知均应采用书面形式，传真或快递送到本合同中规定的对方的地址和办理签收手续。 (2)通知以送到之日或通知书中规定的生效之日起生效，两者中以较迟之日为准。 11.8附则 本合同未尽事宜，见政府采购合同专用条款。 注：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。 政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
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附件列表：
长沙市城建档案馆工程竣工档案整理及数字化加工服务采购项目响应文件.pdf
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